sábado, 5 de junho de 2010

Gestão do secretariado

À medida que estas tarefas vão sendo feitas aparecerão decerto assuntos inesperados pelo que a secretária deve estar preparada para ser interrompida frequentemente ao longo do dia. Esse é o principal requisito de uma assistente eficaz: saber dar resposta aos assuntos de rotina e, em simultâneo, despachar com celeridade e competência os imprevistos. Algumas empresas, nomeadamente as mais pequenas, não precisam de ter uma recepcionista e uma secretária. É cada vez mais frequente a acumulação das duas funções. Uma secretária-recepcionista é uma função mais importante do que se possa pensar pois ela será a primeira e a última imagem que um visitante terá da empresa. Eis alguns cuidados a ter em conta:• Atendimento ao visitante. Pergunte educadamente quem é e o que pretende. Passe rapidamente as informações ao destinatário. Se a reunião estiver atrasada acompanhe pessoalmente o visitante à sala de espera e pergunte se deseja água, café, etc.
• Limpeza das salas: Pertence à secretária-recepcionista a tarefa de zelar para que asala de espera está limpa e arrumada. Verificar se as revistas e os jornais são recentes. E ter especial atenção à limpeza dos cinzeiros e à frescura das flores.
• Segurança: Não permita a entrada de pessoas não autorizadas e cuidado com os embrulhos suspeitos ou a correspondência sem remetente. A secretária-recepcionista é a primeira responsável pelo cumprimentos das normas de segurança da empresa.
• Agenda de contactos: Além de possuir listas de extensões internas devidamente actualizadas, com o nome e função dos colaboradores, é suposto possuir outras listagens de contactos frequentes como táxis, serviços rápidos de entregas, etc.
Apoio administrativo como já foi referido as secretárias são hoje vistas como verdadeiras «sombras» dos seusdirectores. Isso exige da parte delas alguma humildade e discrição no desempenho das suasfunções. Se é cada vez mais frequente ocuparem-se de assuntos com maior valor acrescentadotambém é inevitável que desempenhem tarefas menos «nobres» e mais rotineiras às quaisdevem dedicar igual interesse e atenção. Eis algumas dessas tarefas de menor visibilidade.
• Informática: É cada vez mais raro as secretárias dactilografarem os documentos manuscritos pelos seus superiores hierárquicos. Em regra, eles próprios escrevem os textos ou relatórios pedindo às suas assistentes que cuidem dos aspectos da «forma». Logo a secretária terá de dominar perfeitamente o software informático, nomeadamente os programas de processamento de texto.

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