Como organizar e gerir o secretariadoA função de secretariado tem um papel cada vez mais decisivo para o funcionamentoeficaz da empresa. Leia alguns conselhos sobre como gerir esta classe profissional.O papel das secretárias (hoje designadas de “assistentes”) é cada vez mais difícil. Não só terãode cumprir tarefas mais rotineiras, como a gestão do expediente diário, mas também deverãoser o «braço-direito» dos seus superiores hierárquicos. No passado a profissão era vista comum trabalho pouco qualificado e destinado apenas ao desempenho de tarefas de baixo valoracrescentado como o atendimento telefónico, a dactilografia ou até o serviço de cafés. Asecretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conheceprofundamente os detalhes da organização. Têm de saber gerir o escritório, a informação, otempo, os orçamentos, elas próprias e… o seu chefe. Desempenham três funções principais:organizar, estabelecer prioridades e gerir contactos internos e externos. Espera-se que tenhamgrandes capacidades de organização pessoal e flexibilidade que permitam dar seguimento àgestão administrativa e operacional de uma empresa. É essencial o domínio da informática e delínguas estrangeiras e algum talento inato para as relações humanas. Em suma, a imagemestereotipada da secretária elegante e vistosa, sempre pronta a responder afirmativamente àsordens do chefe, está a dar lugar a uma nova geração de profissionais valorizadas pela suacompetência e profissionalismo. Eis alguns conselhos de gestão:Tarefas rotineirasA secretária trabalha directamente com o seu superior hierárquico. É uma pessoa da suaconfiança técnica e pessoal. Logo ela sabe melhor do que ninguém o que é suposto o seusuperior hierárquico fazer nas próximas 24 horas, quais são as tarefas e os contactos urgentesou os que ficaram por fazer. Administrar e estabelecer a agenda dos assuntos prioritários é aprincipal tarefa da assistente. A sua rotina diária segue, em regra, a seguinte sequência:• Verificar e compatibilizar a sua agenda com a do chefe• Assegurar que as reuniões agendadas estão confirmadas e devidamente preparadas• Certificar-se que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados• Separar, planear e organizar o trabalho do dia• Fazer o levantamento e entrega da correspondência e os telefonemas urgentes• Dar seguimento a trabalho administrativo como assinatura e expedição de cartas, enviode cheques e facturas, fotocopiar e arquivar documentos• Pôr em dia o trabalho atrasado.
- http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
segunda-feira, 31 de maio de 2010
Atividades de secretariado
"Os resultados obtidos através da pesquisa bibliográfica identificam que a
Responsabilidade Social está sendo bastante discutida na sociedade e principalmente no
mundo organizacional, passando a ser um diferencial das empresas que concorrem em um
mercado cada vez mais competitivo.
Com as entrevistas, verificou-se que o profissional de secretariado executivo terá de
apresentar, além da sensibilidade e do interesse por questões sociais e ambientais, a
capacidade de avaliar qual a estratégia de gestão mais adequada para se atingir os melhores
resultados para a empresa e para a comunidade em que a mesma está inserida.
Identificou-se, que ser comunicativa, ter capacitação em informática, cursos de
qualificação, ser dinâmica, criativa, pró-ativa, determinada, confiante, ter habilidade para
liderar, ter um comportamento ético, agregando os valores transmitidos na missão e propósito
da empresa e gostar do que faz, são requisitos para a eficiência deste profissional.
Conclui-se que, empresas que realmente trabalham com seriedade e
comprometimento, visando o ser humano e não apenas o fator financeiro, podem buscar
profissionais que pensem e ajam de acordo com seus propósitos, visando as mesmas causas e
o atendimento das metas, para que possam ser alcançados os objetivos, com transparência,
honestidade, e o mais importante, com ética. Com isso, os profissionais, não só precisam ser
qualificados, eles precisam passar a ter interesse pelas causas sociais e ambientais, e passar a
agregar essas competências em busca das metas da empresa."
http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
Responsabilidade Social está sendo bastante discutida na sociedade e principalmente no
mundo organizacional, passando a ser um diferencial das empresas que concorrem em um
mercado cada vez mais competitivo.
Com as entrevistas, verificou-se que o profissional de secretariado executivo terá de
apresentar, além da sensibilidade e do interesse por questões sociais e ambientais, a
capacidade de avaliar qual a estratégia de gestão mais adequada para se atingir os melhores
resultados para a empresa e para a comunidade em que a mesma está inserida.
Identificou-se, que ser comunicativa, ter capacitação em informática, cursos de
qualificação, ser dinâmica, criativa, pró-ativa, determinada, confiante, ter habilidade para
liderar, ter um comportamento ético, agregando os valores transmitidos na missão e propósito
da empresa e gostar do que faz, são requisitos para a eficiência deste profissional.
Conclui-se que, empresas que realmente trabalham com seriedade e
comprometimento, visando o ser humano e não apenas o fator financeiro, podem buscar
profissionais que pensem e ajam de acordo com seus propósitos, visando as mesmas causas e
o atendimento das metas, para que possam ser alcançados os objetivos, com transparência,
honestidade, e o mais importante, com ética. Com isso, os profissionais, não só precisam ser
qualificados, eles precisam passar a ter interesse pelas causas sociais e ambientais, e passar a
agregar essas competências em busca das metas da empresa."
http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
Definição de competência
"Competência é uma palavra do senso comum, utilizada para designar uma
pessoa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antônimo,
não implica apenas a negação desta capacidade, mas guarda um sentimento
pejorativo, depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou
se encontrará brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento
social.
O dicionário Webster (1981, p. 63) define competência, na língua inglesa como:
“qualidade ou estado de ser funcionalmente adequado ou ter suficiente conhecimento,
julgamento, habilidades ou força para uma determinada tarefa”. Esta
definição, bastante genérica, menciona dois pontos principais ligados à competência:
conhecimento e tarefa. O dicionário de língua portuguesa Aurélio enfatiza,
em sua definição, aspectos semelhantes: capacidade para resolver qualquer
assunto, aptidão, idoneidade e introduz outro: capacidade legal para julgar pleito.
"
pessoa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antônimo,
não implica apenas a negação desta capacidade, mas guarda um sentimento
pejorativo, depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou
se encontrará brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento
social.
O dicionário Webster (1981, p. 63) define competência, na língua inglesa como:
“qualidade ou estado de ser funcionalmente adequado ou ter suficiente conhecimento,
julgamento, habilidades ou força para uma determinada tarefa”. Esta
definição, bastante genérica, menciona dois pontos principais ligados à competência:
conhecimento e tarefa. O dicionário de língua portuguesa Aurélio enfatiza,
em sua definição, aspectos semelhantes: capacidade para resolver qualquer
assunto, aptidão, idoneidade e introduz outro: capacidade legal para julgar pleito.
"
Novas exigências do secretariado
Novas exigências "As empresas esperam que as secretárias saibam um pouco de tudo. Eis algumas das novasresponsabilidades que estão a ser exigidas à função: • Assuntos jurídicos: É necessário que a assistente tenha uma noção geral do regimede contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores. Em caso dedúvidas deverá ter uma boa rede de contactos de especialistas em assuntos como:despedimentos, novos contratos, seguros, férias, faltas justificadas ou injustificadas. Alguns diretores delegam a gestão financeira quotidiana da sua empresa às assistentes. Estas têm obrigação de saber elaborar e controlar orçamentos,analisar extractos bancários, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferênciasbancárias. Espera-se que uma assistente eficaz detecte eventuais irregularidades nafacturação ou que alerte o seu director para os gastos excessivos ou inúteis.
"
http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
"
http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
O Profissional de Secretariado
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões,
sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissionaltornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.
Por ser um profissional-chave em qualquer estrutura empresarial, o profissional de
secretariado, hoje, engloba uma multiplicidade e diversidade de tarefas, que faz com que seexijam pessoas capazes de identificar e resolver problemas complexos, além de lidar com informações e clientes (MORAES, 1997).
Contudo, em décadas passadas o profissional de secretariado era visto como um mero
executor de algumas técnicas secretariais: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos e atendimento telefônico, como também o termo secretária era associado a situaçõesdomésticas, gerando alguns preconceitos em relação a profissão (FREITAS, 2007).No entanto, para Moraes (1997), nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei,desmistificando certos comportamentos gerenciais, que promoviam os mitos negativos da profissão, proporcionando um bom momento profissional para os secretários, que coincidiu com as mudanças de pensamentos das organizações, que estavam passando a dar mais valor ao cliente e buscando a qualidade total.
Assim sendo, na visão de Neves (1992), a informática veio agilizar a rotina secretarial,diminuindo consideravelmente o tempo utilizado por este profissional para realizar tarefas rotineiras de digitação, arquivos, programação de reuniões, agenda, viagens. Este fato alterou o escopo de trabalho deste profissional que passou a ter um papel mais atuante no gerenciamento do próprio ambiente de trabalho. Dessa maneira, conectando informações,documentos, cidades, países e pessoas, dentro e fora da empresa, a profissional de secretariado por muitas vezes, assume a administração de todo o escritório, do suprimento de papel, água e café à manutenção dos equipamentos. Inclusive, o desempenho destes passou a ser orientado por novas ferramentas de qualidade.O impacto destas mudanças fez a profissão do secretário possuir novas características dentro das organizações. Pois, o que se vê hoje são profissionais multimídia atuando mais como assessora de executivos do que como meras cumpridoras de tarefas operacionais,tornando-se também, fator empresarial de integração e conexão – interno e externo – e é a interface entre as diversas profissões que compõe os recursos humanos da empresa (NEVES,1992).
Nesse sentido, Costa (1999) afirma que o impacto sobre essa profissão ocasionou uma
nova reativação de sua responsabilidade política, econômica, ética e social. Responsabilidade política quando gerencia informações e de forma positiva divulga a imagem, os produtos e os recursos humanos da empresa; responsabilidade econômica, quando tem claro que desde a ligação que atende e todos os demais trabalhos que desenvolve devem se tornar fator de lucro para a organização e benefício para imagem da profissão; ética, quando trata as informações que gerencia com cuidado e sigilo; e, social quando é consciente que integra uma categoria profissional e não apenas funcionário de uma empresa, mas sim um cidadão.
Dessa maneira, a maioria das profissionais secretárias tem a consciência da
importância de estar inteirada da missão e propósito da empresa, para atingir as metas e resultados desejados, pois não basta apenas secretariar, é preciso ser atuante na empresa e também em outras áreas, tendo em vista que seu futuro no trabalho pode ser determinado pelo desempenho, e saber transpor limites é uma exigência permanente, ou seja, dada a diversidade de funções nas empresas, o profissional de secretariado deverá rever seu papel, como gestor e
assessor, para que possa exercer suas funções em grandes instituições (COSTA, 1999).
Dessa forma, sendo o elo entre os executivos e os demais stakeholders, detém, muitas
vezes, informações que ninguém mais tem acesso, consequentemente a secretaria é investida de funções de maior responsabilidade, tornado-se a “gerente do gerente”, assessora extremamente qualificada e atualizada, capazes de substituir seus chefes em certas ocasiões.Enfim, a secretária vem se deparando com desafios constantes sendo necessário o desenvolvimento de novas habilidades, já que a nova dinâmica organizacional está demandando novos tipos de talentos. Dessa maneira, a secretária vem desempenhando novos papéis no ambiente de trabalho, tornando-se uma assessora de executivo, e para assessorar de modo eficaz, é necessário em primeiro lugar, pensar como um executivo. Isto é, pensar em lucro, qualidade, organização, redução de custos, treinamentos, competitividade, estratégias,resultados, satisfação do cliente e do funcionário e saber trabalhar em equipe
A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões,
sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissionaltornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.
Por ser um profissional-chave em qualquer estrutura empresarial, o profissional de
secretariado, hoje, engloba uma multiplicidade e diversidade de tarefas, que faz com que seexijam pessoas capazes de identificar e resolver problemas complexos, além de lidar com informações e clientes (MORAES, 1997).
Contudo, em décadas passadas o profissional de secretariado era visto como um mero
executor de algumas técnicas secretariais: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos e atendimento telefônico, como também o termo secretária era associado a situaçõesdomésticas, gerando alguns preconceitos em relação a profissão (FREITAS, 2007).No entanto, para Moraes (1997), nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei,desmistificando certos comportamentos gerenciais, que promoviam os mitos negativos da profissão, proporcionando um bom momento profissional para os secretários, que coincidiu com as mudanças de pensamentos das organizações, que estavam passando a dar mais valor ao cliente e buscando a qualidade total.
Assim sendo, na visão de Neves (1992), a informática veio agilizar a rotina secretarial,diminuindo consideravelmente o tempo utilizado por este profissional para realizar tarefas rotineiras de digitação, arquivos, programação de reuniões, agenda, viagens. Este fato alterou o escopo de trabalho deste profissional que passou a ter um papel mais atuante no gerenciamento do próprio ambiente de trabalho. Dessa maneira, conectando informações,documentos, cidades, países e pessoas, dentro e fora da empresa, a profissional de secretariado por muitas vezes, assume a administração de todo o escritório, do suprimento de papel, água e café à manutenção dos equipamentos. Inclusive, o desempenho destes passou a ser orientado por novas ferramentas de qualidade.O impacto destas mudanças fez a profissão do secretário possuir novas características dentro das organizações. Pois, o que se vê hoje são profissionais multimídia atuando mais como assessora de executivos do que como meras cumpridoras de tarefas operacionais,tornando-se também, fator empresarial de integração e conexão – interno e externo – e é a interface entre as diversas profissões que compõe os recursos humanos da empresa (NEVES,1992).
Nesse sentido, Costa (1999) afirma que o impacto sobre essa profissão ocasionou uma
nova reativação de sua responsabilidade política, econômica, ética e social. Responsabilidade política quando gerencia informações e de forma positiva divulga a imagem, os produtos e os recursos humanos da empresa; responsabilidade econômica, quando tem claro que desde a ligação que atende e todos os demais trabalhos que desenvolve devem se tornar fator de lucro para a organização e benefício para imagem da profissão; ética, quando trata as informações que gerencia com cuidado e sigilo; e, social quando é consciente que integra uma categoria profissional e não apenas funcionário de uma empresa, mas sim um cidadão.
Dessa maneira, a maioria das profissionais secretárias tem a consciência da
importância de estar inteirada da missão e propósito da empresa, para atingir as metas e resultados desejados, pois não basta apenas secretariar, é preciso ser atuante na empresa e também em outras áreas, tendo em vista que seu futuro no trabalho pode ser determinado pelo desempenho, e saber transpor limites é uma exigência permanente, ou seja, dada a diversidade de funções nas empresas, o profissional de secretariado deverá rever seu papel, como gestor e
assessor, para que possa exercer suas funções em grandes instituições (COSTA, 1999).
Dessa forma, sendo o elo entre os executivos e os demais stakeholders, detém, muitas
vezes, informações que ninguém mais tem acesso, consequentemente a secretaria é investida de funções de maior responsabilidade, tornado-se a “gerente do gerente”, assessora extremamente qualificada e atualizada, capazes de substituir seus chefes em certas ocasiões.Enfim, a secretária vem se deparando com desafios constantes sendo necessário o desenvolvimento de novas habilidades, já que a nova dinâmica organizacional está demandando novos tipos de talentos. Dessa maneira, a secretária vem desempenhando novos papéis no ambiente de trabalho, tornando-se uma assessora de executivo, e para assessorar de modo eficaz, é necessário em primeiro lugar, pensar como um executivo. Isto é, pensar em lucro, qualidade, organização, redução de custos, treinamentos, competitividade, estratégias,resultados, satisfação do cliente e do funcionário e saber trabalhar em equipe
Habilidades
Saber dialogar: saber escutar, perguntar e falar; Apresentar em público: desembaraço, comunicação, expor idéias com clareza, boa dicção, conduzir reuiniões, capacidade de expressão; Capacidade de Trabalhar em equipe:poder de persuasão, saber disseminar, informações para equipe de trabalho, fazer-se entender, persuadir e convencer.
- http://www.slideshare.net/firosyd/competencias-especificas
- http://www.slideshare.net/firosyd/competencias-especificas
Definição secretaria
Apoiar gerentes, supervisores e outros profissionais nos vários serviços
administrativos. Quais são os outros nomes desta profissão?Assistente administrativa
Secretária executiva
Secretária
particular
Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
Responde e faz chamadas
telefônicas.
Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organiza a cópia de documentos.
Arquiva documentos.
Realiza serviços
administrativos em geral.
Controla a correspondência de entrada e saída.
Saúda visitantes.
Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da
reunião.
Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realiza pesquisas e
prepara documentos.
Solicita ou compra material de escritório
Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários. Quais são os requisitos para esta profissão?Habilidades Necessárias
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom
desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar
computadores. Conhecimentos Necessários Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na
empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os
sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito,
gramatical). Qualidades PessoaisDevem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber
trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber
estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas,
relacionar-se com funcionários de todos os níveis
- http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
administrativos. Quais são os outros nomes desta profissão?Assistente administrativa
Secretária executiva
Secretária
particular
Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
Responde e faz chamadas
telefônicas.
Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organiza a cópia de documentos.
Arquiva documentos.
Realiza serviços
administrativos em geral.
Controla a correspondência de entrada e saída.
Saúda visitantes.
Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da
reunião.
Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realiza pesquisas e
prepara documentos.
Solicita ou compra material de escritório
Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários. Quais são os requisitos para esta profissão?Habilidades Necessárias
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom
desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar
computadores. Conhecimentos Necessários Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na
empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os
sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito,
gramatical). Qualidades PessoaisDevem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber
trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber
estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas,
relacionar-se com funcionários de todos os níveis
- http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
O que é competência ?
A competência, é uma característica subjacente a uma pessoa que é casualmente relacionada com desempenho superior na realização de uma tarefa ou em determinada
situação.
Competência é uma palavra do senso comum, utilizada para designar uma
pessoa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antônimo,
não implica apenas a negação desta capacidade, mas guarda um sentimento
pejorativo, depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou
se encontrará brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento
social.
→ http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
situação.
Competência é uma palavra do senso comum, utilizada para designar uma
pessoa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antônimo,
não implica apenas a negação desta capacidade, mas guarda um sentimento
pejorativo, depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou
se encontrará brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento
social.
→ http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
Tipos de competencia
Indivíduo e para a Organização
Definimos assim competência: um saber agir responsável e reconhecido,que implica mobilizar, integrar, transferir conhecimentos, recursos ehabilidades, que agreguem valor econômico à organização e valor social aoindivíduo.O que significam os verbos expressos neste conceito? O quadro a seguir
(inspirado na obra de Le Boterf) propõe algumas definições.
Quadro 1: Competências para o Profissional
Saber agir
Saber julgar, escolher, decidir.
Saber o que e por que faz.Saber mobilizar
recursos
Criar sinergia e mobilizar recursos e competências.Saber comunicar
conhecimentos.
Compreender, trabalhar, transmitir informações,Saber aprender
modelos mentais; saber desenvolver-se.
Trabalhar o conhecimento e a experiência, reverSaber engajar-se e
comprometer-se
Saber empreender, assumir riscos.
Comprometer-se.
Saber assumir
responsabilidades
Ser responsável, assumindo os riscos e
conseqüências de suas ações e sendo por isso
reconhecido.
Ter visão estratégica
Conhecer e entender o negócio da organização, o
seu ambiente, identificando oportunidades e
alternativas.
- http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc
Definimos assim competência: um saber agir responsável e reconhecido,que implica mobilizar, integrar, transferir conhecimentos, recursos ehabilidades, que agreguem valor econômico à organização e valor social aoindivíduo.O que significam os verbos expressos neste conceito? O quadro a seguir
(inspirado na obra de Le Boterf) propõe algumas definições.
Quadro 1: Competências para o Profissional
Saber agir
Saber julgar, escolher, decidir.
Saber o que e por que faz.Saber mobilizar
recursos
Criar sinergia e mobilizar recursos e competências.Saber comunicar
conhecimentos.
Compreender, trabalhar, transmitir informações,Saber aprender
modelos mentais; saber desenvolver-se.
Trabalhar o conhecimento e a experiência, reverSaber engajar-se e
comprometer-se
Saber empreender, assumir riscos.
Comprometer-se.
Saber assumir
responsabilidades
Ser responsável, assumindo os riscos e
conseqüências de suas ações e sendo por isso
reconhecido.
Ter visão estratégica
Conhecer e entender o negócio da organização, o
seu ambiente, identificando oportunidades e
alternativas.
- http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc
Requisitos da secretária
Quais são os requisitos para esta profissão?
Habilidades Necessárias.
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar computadores.
Conhecimentos Necessários: Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).
Qualidades Pessoais devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.
Habilidades Necessárias.
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar computadores.
Conhecimentos Necessários: Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).
Qualidades Pessoais devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.
Tarefas de uma secretária executiva
Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?
Marcar e controlar compromissos, reuniões e viagens.
Responder e fazer chamadas telefônicas.
Digitar cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organizar a cópia de documentos.
Arquivar documentos.
Realizar serviços administrativos em geral.
Controlar a correspondência de entrada e saída.
Saudar visitantes.
Assistir reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
Tomar ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realizar pesquisas e preparar documentos.
Solicitar ou comprar material de escritório.
Eventualmente executar outras tarefas nas férias de funcionários.
Marcar e controlar compromissos, reuniões e viagens.
Responder e fazer chamadas telefônicas.
Digitar cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organizar a cópia de documentos.
Arquivar documentos.
Realizar serviços administrativos em geral.
Controlar a correspondência de entrada e saída.
Saudar visitantes.
Assistir reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
Tomar ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realizar pesquisas e preparar documentos.
Solicitar ou comprar material de escritório.
Eventualmente executar outras tarefas nas férias de funcionários.
Como se comportar em uma entrevista
→ http://www.youtube.com/watch?v=8_4yzvx1Mj4&feature=player_embedded
Competência e Secretária
O profissional de Secretariado Executivo é peça chave dentro da organização, devido á flexibilidade do seu perfil atribuições e competências. Esse estudo trás uma explanação sobre aas competências técnicas e humanas que o profissional precisa ter para estar apto ao que as organizações esperam e precisam neste mercado competitivo e globalizado. Como todas as áreas estão alicerçadas em pessoas e processos os profissionais de Secretariado Executivo tem que possuir competências técnicas e competências humanas. → COMPETÊNCIAS HUMANAS:
Esta técnica esta relacionada aos comportamentos humanos, pois o Profissional de Secretariado Executivo precisa ter uma postura adequada para conviver na organização. A competência humana é pessoal, cada um tem sua própria personalidade.
Nos dias atuais, cada vez mais as organizações multinacionais estão buscando profissionais competentes. As competências da secretária executiva que trabalha nas multinacionais estão muito presentes no cotidiano empresarial, pois ela exerce um papel bem participativo nessas organizações. Além disso, essa profissão é uma das que realmente acompanharam o desenvolvimento econômico da humanidade e ao longo dos séculos vem integrando-se a diferentes realidades. Nesse sentido, o presente texto tem o objetivo de abordar a questão das competências da profissional do secretariado executivo que trabalha nas multinacionais,apresentando a ética e a comunicação como competências fundamentais na sua profissão.
↓ http://professor.ucg.br/siteDocente/admin/arquivosUpload/4760/material/Perfil%20do%20Secretariado%20Executivo.pdf
Esta técnica esta relacionada aos comportamentos humanos, pois o Profissional de Secretariado Executivo precisa ter uma postura adequada para conviver na organização. A competência humana é pessoal, cada um tem sua própria personalidade.
Nos dias atuais, cada vez mais as organizações multinacionais estão buscando profissionais competentes. As competências da secretária executiva que trabalha nas multinacionais estão muito presentes no cotidiano empresarial, pois ela exerce um papel bem participativo nessas organizações. Além disso, essa profissão é uma das que realmente acompanharam o desenvolvimento econômico da humanidade e ao longo dos séculos vem integrando-se a diferentes realidades. Nesse sentido, o presente texto tem o objetivo de abordar a questão das competências da profissional do secretariado executivo que trabalha nas multinacionais,apresentando a ética e a comunicação como competências fundamentais na sua profissão.
↓ http://professor.ucg.br/siteDocente/admin/arquivosUpload/4760/material/Perfil%20do%20Secretariado%20Executivo.pdf
Competência nos negócios
A emergência da noção de competência é um fato presente nas discussões acerca da formação escolar, acadêmica e sobretudo na formação profissional. No mundo dos negócios, na nova era da administração, na qual a delegação de tarefas é fundamental para a descentralização de poder, surge um profissional que assimila responsabilidades e domina as habilidades de assessoramento de grandes executivos. Este profissional é o Secretário Executivo. O Secretário Executivo é um profissional de muitas atribuições, polivalente e, portanto, possuidor de inúmeras competências que podem ser executadas em diferentes funções. Já algumas competências que o Secretário Executivo deve possuir, são acima de tudo valores, características intrínsecas, como por exemplo: agir com ética, lealdade e dignidade, ter bom senso e equilíbrio emocional, ser responsável, discreto, criativo e organizado, ter iniciativa, agir com cautela, etc.
↓ http://www.mrherondomingues.seed.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=80
↓ http://www.mrherondomingues.seed.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=80
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