COMPETÊNCIAS E APRENDIZAGEM
Para responder a esta questão é necessário percorrer o caminho que vai da aprendizagem individual, para a aprendizagem em grupo, para aprendizagem na organização.
Iniciando com o indivíduo, a questão que se coloca é: como eu aprendo?
Esta questão aparentemente simples implica uma viagem interior, que recupera
momentos em que o conhecimento se mistura com a emoção, sinalizando
situações positivas e situações tensas e angustiantes.
A aprendizagem é um processo neural complexo, que leva à construção de
memórias. Aquilo que se aprende e depois se esquece é como se nunca tivesse
acontecido; o conjunto de coisas de que nos lembramos constitui a nossa
identidade. Como o coloca Izaquierdo (1997), o indivíduo é exatamente só
aquilo de que se lembra; eu sou quem sou porque me lembro de quem sou,
porque sei quem sou. Se não nos lembrássemos de nada, não seríamos alguém;
por isso é tão trágica a fase final da doença de Alzheimer, ou a ignorância do
próprio eu.
Aprendo lendo, aprendo ouvindo, aprendo errando, aprendo na prática, aprendo
vivenciando a situação na minha cabeça, aprendo observando os outros. Inúmeras
são as formas de aprender e cada pessoa se vê única nesse processo.
Cada espécie animal utiliza mais determinado tipo de percepção para aprender;
o ser humano é predominantemente visual e verbal, utilizando aquilo que Pavlov
denominou o verbal ou simbólico, de preferência aos demais. A memória visual humana é maior que a auditiva, e a memória verbalvisual é maior que a oral. A quantidade de informações que pode ser adquirida na aprendizagem verbal-visual é maior do que a que pode ser retida pela comunicação oral. Um exemplo são as línguas transmitidas oralmente e que desaparecem, enquanto as línguas transmitidas pela escrita e leitura sobrevivem.
As emoções e os afetos regulam o aprendizado e a formação de memórias. As
pessoas se lembram melhor daquilo que lhes despertou sentimentos positivos do
que daquilo que lhes despertou sentimentos negativos e se lembram mal daquilo
que as deixou indiferentes. As emoções contribuem fortemente na motivação
para a pessoa aprender; parecem dar cor e sabor ao que aprende.
Aprendizagem pode ser assim pensada como um processo de mudança, provocado
por estímulos diversos, mediado por emoções, que pode vir ou não a manifestar-
se em mudança no comportamento da pessoa.
Os psicólogos enfatizam a necessidade de distinguir entre o processo de aprendizagem,
que ocorre dentro do organismo da pessoa que aprende, e as respostas emitidas por esta pessoa, as quais podem ser observáveis e mensuráveis. Duas vertentes teóricas sustentam os principais modelos de aprendizagem: o modelo behaviorista e o modelo cognitivista.
. Modelo behaviorista: seu foco principal é o comportamento, pois este é observável
e mensurável; partindo do princípio de que a análise do comportamento
significa o estudo das relações entre eventos estimuladores e as respostas,
planejar o processo de aprendizagem implica estruturar este processo em termos
passíveis de observação, mensuração e réplica científica.
. Modelo cognitivo: pretende ser um modelo mais abrangente do que o behaviorista,
explicando melhor os fenômenos mais complexos, como a aprendizagem
de conceitos e a solução de problemas; procura utilizar tanto dados objetivos e
comportamentais, como dados subjetivos, levando em consideração as crenças
e percepções do indivíduo que influenciam seu processo de apreensão da
realidade.
A teoria da Gestalt, precursora do cognitivismo, pesquisa o processo de aprendizagem
por insights.
As discussões sobre aprendizagem dos indivíduos em organizações se enraízam
mais fortemente na perspectiva cognitivista, enfatizando porém as mudanças
comportamentais observáveis.
→ http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
sábado, 5 de junho de 2010
Competências Gerenciais
Competências Gerenciais
As empresas brasileiras investigadas demonstram estar conscientes sobre a importância e necessidade de desenvolverem competências gerenciais. Entretanto, os processos observados ainda estão em fase de construção. Não se quer afirmar com isso, que exista um modelo final para o desenvolvimento de competência. Acredita-se na perspectiva dinâmica dessa construção que é um aspecto em comum entre o desenvolvimento de competência e a Aprendizagem Organizacional (processo).
Observa-se nessas empresas, a presença de uma tipologia específica para o tratamento de competência gerencial em cada organização investigada.
A competência gerencial está, de alguma forma, relacionada ao negócio da empresa. Ou seja, parte-se da análise das core competences para se chegar a managerial competencies. A dificuldade está na articulação do nível estratégico e operacional e não na definição dos atributos necessários para cada um desses níveis.
A competência gerencial é tratada, ainda, com base em um perfil ideal, previamente estabelecido. Observa-se que existe uma tendência a construírem-se atributos de competência ambiciosos, seja por sua abrangência, abstração e/ou diversidade (complexidade). A ênfase nessa construção é individual o que dificulta a construção de competências coletivas.
Existe uma preocupação em diminuir ou terminar com os gaps entre perfil gerencial atual e desejado. Isso é feito via avaliação de competência ou desempenho. Estas avaliações encontram-se em fase inicial de aplicação não podendo ser possível, ainda, aferir os seus resultados. Contudo, observa-se que a avaliação possui um caráter quantitativo e qualitativo e não está vinculada a nenhuma forma de recompensa monetária.
→ http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc
As empresas brasileiras investigadas demonstram estar conscientes sobre a importância e necessidade de desenvolverem competências gerenciais. Entretanto, os processos observados ainda estão em fase de construção. Não se quer afirmar com isso, que exista um modelo final para o desenvolvimento de competência. Acredita-se na perspectiva dinâmica dessa construção que é um aspecto em comum entre o desenvolvimento de competência e a Aprendizagem Organizacional (processo).
Observa-se nessas empresas, a presença de uma tipologia específica para o tratamento de competência gerencial em cada organização investigada.
A competência gerencial está, de alguma forma, relacionada ao negócio da empresa. Ou seja, parte-se da análise das core competences para se chegar a managerial competencies. A dificuldade está na articulação do nível estratégico e operacional e não na definição dos atributos necessários para cada um desses níveis.
A competência gerencial é tratada, ainda, com base em um perfil ideal, previamente estabelecido. Observa-se que existe uma tendência a construírem-se atributos de competência ambiciosos, seja por sua abrangência, abstração e/ou diversidade (complexidade). A ênfase nessa construção é individual o que dificulta a construção de competências coletivas.
Existe uma preocupação em diminuir ou terminar com os gaps entre perfil gerencial atual e desejado. Isso é feito via avaliação de competência ou desempenho. Estas avaliações encontram-se em fase inicial de aplicação não podendo ser possível, ainda, aferir os seus resultados. Contudo, observa-se que a avaliação possui um caráter quantitativo e qualitativo e não está vinculada a nenhuma forma de recompensa monetária.
→ http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc
Aprendizagem
A Aprendizagem Organizacional e o Desenvolvimento de Competências
A Aprendizagem Organizacional pode ser considerada uma resposta alternativa às mudanças enfrentadas pelas empresas, em que se busca desenvolver a capacidade de aprender continuamente a partir das experiências organizacionais e a traduzir estes conhecimentos em práticas que contribuam para um melhor desempenho, tornando a empresa mais competitiva. Para tanto, a Aprendizagem Organizacional tem como pressuposto básico o desenvolvimento de estratégias e procedimentos a serem construídos continuamente para se atingir melhores resultados, contando com a participação efetiva das pessoas no processo de aquisição e disseminação de conhecimento, fato esse se que relaciona diretamente à questão do desenvolvimento de competências.
Apesar da “cumplicidade” existente entre as abordagens apresentadas, existe uma carência no que se refere à explicitação desta relação. Esta seção busca relacionar alguns trabalhos desenvolvidos por pesquisadores da área de Aprendizagem Organizacional (Kolb, Argyris, Senge, Sitkin e Leonard-Barton) com a abordagem referente ao desenvolvimento de competência gerencial. As questões apresentadas são construtos da autora não existindo, entretanto, a pretensão, neste momento, de esgotar o assunto, mas de apenas contribuir para o aprofundamento de algumas reflexões a seguir apresentadas.
A abordagem desenvolvida por David Kolb (1971) centraliza-se no desenvolvimento do Ciclo de Aprendizagem Vivencial (ver figura 2). Este estudo propicia a visão processual no que se refere à aprendizagem e formação de competência, destacando a importância da ação e reflexão num processo contínuo que visa equilibrar as ações e abstrações caracterizadas neste ciclo.
Argyris (1992), por sua vez, dedica-se à discussão do gap observado entre a teoria assumida e em uso (discurso e prática). Neste momento, ressalta-se a necessidade de tratar as competências enquanto práticas observadas no ambiente de trabalho, fato esse que a diferencia do desenvolvimento de potencial. Argyris destaca, ainda, a importância de (re)pensar o processo de desenvolvimento de competência a partir do erro e, assim, oportunizar o desenvolvimento do double loop learning (ver figura 3), evitando o desenvolvimento de incompetência hábil .
Senge (1990), com base no desenvolvimento de Cinco Disciplinas, trata a questão da competência indiretamente. Assim, o Domínio Pessoal pode ser interpretado como uma necessidade de desenvolver as pessoas tendo como base o autoconhecimento, ou seja autodesenvolvimento. Os Modelos Mentais referem-se à reflexão em ação, em que se questionam as práticas usuais observadas nas rotinas de trabalho, procurando agregar valor às atividades da empresa a partir de uma postura mais crítica e criativa. O Aprendizado em Equipe retoma a importância da interação como um processo de desenvolvimento de competências coletivas e individuais assim como o desenvolvimento da Visão Comum ou Compartilhada. Esse último aponta ainda, para a necessidade de se fazer construções a partir das especificidades de cada organização, remete à visão limitada acerca da competência como uma lista de atributos. O Raciocínio Sistêmico, por sua vez, destaca a importância da visão processual em contraste à visão de evento baseada em treinamentos formais para o desenvolvimento e formação de gestores.
Destaca-se, ainda, a necessidade de equilibrar-se práticas individuais e coletivas, e formais e informais para o desenvolvimento da organização e de competências gerencias. Segundo Leonard-Barton (apud Drejer e Riis, 1999), a competência deve ser vista como um sistema. É muito difícil pensar apenas em competências individuais uma vez que os indivíduos estão em constante processo relacional (mutual interplay).
A autora enfatiza que os procedimentos formais e informais são fundamentais para essa interação humana e que servem de base para a construção de competências. Conforme Sitkim (2000), as organizações mais eficientes apontadas pela literatura são aquelas que integram práticas formais e informais de controle.
Por fim, destaca-se que a Aprendizagem Organizacional apresenta três perspectivas que trazem consigo o potencial de contribuição para a gestão de competências.
1 – Perspectiva Social – refere-se à questão da formação integral em que experiências vivenciadas ao longo da trajetória pessoal e profissional representam potencial oportunidade para aprender a aprender. Em outras palavras, valendo-se da diversidade de experiências, observa-se a atuação e/ou solução de problemas tendo como base as vivências anteriores.
2 – Perspectiva Dinâmica – voltada ao desenvolvimento contínuo, ilustra a importância da visão processual e construção de novas situações que promovem a formação e aplicação de novas competências.
3 – Perspectiva Estratégica – resgata a importância em articular as diretrizes da empresa com a visão estratégica da gestão de competências no intuito de sistematização de práticas mais efetivas.
→ http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc
A Aprendizagem Organizacional pode ser considerada uma resposta alternativa às mudanças enfrentadas pelas empresas, em que se busca desenvolver a capacidade de aprender continuamente a partir das experiências organizacionais e a traduzir estes conhecimentos em práticas que contribuam para um melhor desempenho, tornando a empresa mais competitiva. Para tanto, a Aprendizagem Organizacional tem como pressuposto básico o desenvolvimento de estratégias e procedimentos a serem construídos continuamente para se atingir melhores resultados, contando com a participação efetiva das pessoas no processo de aquisição e disseminação de conhecimento, fato esse se que relaciona diretamente à questão do desenvolvimento de competências.
Apesar da “cumplicidade” existente entre as abordagens apresentadas, existe uma carência no que se refere à explicitação desta relação. Esta seção busca relacionar alguns trabalhos desenvolvidos por pesquisadores da área de Aprendizagem Organizacional (Kolb, Argyris, Senge, Sitkin e Leonard-Barton) com a abordagem referente ao desenvolvimento de competência gerencial. As questões apresentadas são construtos da autora não existindo, entretanto, a pretensão, neste momento, de esgotar o assunto, mas de apenas contribuir para o aprofundamento de algumas reflexões a seguir apresentadas.
A abordagem desenvolvida por David Kolb (1971) centraliza-se no desenvolvimento do Ciclo de Aprendizagem Vivencial (ver figura 2). Este estudo propicia a visão processual no que se refere à aprendizagem e formação de competência, destacando a importância da ação e reflexão num processo contínuo que visa equilibrar as ações e abstrações caracterizadas neste ciclo.
Argyris (1992), por sua vez, dedica-se à discussão do gap observado entre a teoria assumida e em uso (discurso e prática). Neste momento, ressalta-se a necessidade de tratar as competências enquanto práticas observadas no ambiente de trabalho, fato esse que a diferencia do desenvolvimento de potencial. Argyris destaca, ainda, a importância de (re)pensar o processo de desenvolvimento de competência a partir do erro e, assim, oportunizar o desenvolvimento do double loop learning (ver figura 3), evitando o desenvolvimento de incompetência hábil .
Senge (1990), com base no desenvolvimento de Cinco Disciplinas, trata a questão da competência indiretamente. Assim, o Domínio Pessoal pode ser interpretado como uma necessidade de desenvolver as pessoas tendo como base o autoconhecimento, ou seja autodesenvolvimento. Os Modelos Mentais referem-se à reflexão em ação, em que se questionam as práticas usuais observadas nas rotinas de trabalho, procurando agregar valor às atividades da empresa a partir de uma postura mais crítica e criativa. O Aprendizado em Equipe retoma a importância da interação como um processo de desenvolvimento de competências coletivas e individuais assim como o desenvolvimento da Visão Comum ou Compartilhada. Esse último aponta ainda, para a necessidade de se fazer construções a partir das especificidades de cada organização, remete à visão limitada acerca da competência como uma lista de atributos. O Raciocínio Sistêmico, por sua vez, destaca a importância da visão processual em contraste à visão de evento baseada em treinamentos formais para o desenvolvimento e formação de gestores.
Destaca-se, ainda, a necessidade de equilibrar-se práticas individuais e coletivas, e formais e informais para o desenvolvimento da organização e de competências gerencias. Segundo Leonard-Barton (apud Drejer e Riis, 1999), a competência deve ser vista como um sistema. É muito difícil pensar apenas em competências individuais uma vez que os indivíduos estão em constante processo relacional (mutual interplay).
A autora enfatiza que os procedimentos formais e informais são fundamentais para essa interação humana e que servem de base para a construção de competências. Conforme Sitkim (2000), as organizações mais eficientes apontadas pela literatura são aquelas que integram práticas formais e informais de controle.
Por fim, destaca-se que a Aprendizagem Organizacional apresenta três perspectivas que trazem consigo o potencial de contribuição para a gestão de competências.
1 – Perspectiva Social – refere-se à questão da formação integral em que experiências vivenciadas ao longo da trajetória pessoal e profissional representam potencial oportunidade para aprender a aprender. Em outras palavras, valendo-se da diversidade de experiências, observa-se a atuação e/ou solução de problemas tendo como base as vivências anteriores.
2 – Perspectiva Dinâmica – voltada ao desenvolvimento contínuo, ilustra a importância da visão processual e construção de novas situações que promovem a formação e aplicação de novas competências.
3 – Perspectiva Estratégica – resgata a importância em articular as diretrizes da empresa com a visão estratégica da gestão de competências no intuito de sistematização de práticas mais efetivas.
→ http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc
Responsabilidade Social
" Os resultados obtidos através da pesquisa bibliográfica identificam que a
Responsabilidade Social está sendo bastante discutida na sociedade e principalmente no mundo organizacional, passando a ser um diferencial das empresas que concorrem em um mercado cada vez mais competitivo.
Com as entrevistas, verificou-se que o profissional de secretariado executivo terá de
apresentar, além da sensibilidade e do interesse por questões sociais e ambientais, a
capacidade de avaliar qual a estratégia de gestão mais adequada para se atingir os melhores resultados para a empresa e para a comunidade em que a mesma está inserida.
Identificou-se, que ser comunicativa, ter capacitação em informática, cursos de
qualificação, ser dinâmica, criativa, pró-ativa, determinada, confiante, ter habilidade para liderar, ter um comportamento ético, agregando os valores transmitidos na missão e propósito da empresa e gostar do que faz, são requisitos para a eficiência deste profissional.
Conclui-se que, empresas que realmente trabalham com seriedade e comprometimento, visando o ser humano e não apenas o fator financeiro, podem buscar profissionais que pensem e ajam de acordo com seus propósitos, visando as mesmas causas e o atendimento das metas, para que possam ser alcançados os objetivos, com transparência, honestidade, e o mais importante, com ética. Com isso, os profissionais, não só precisam ser qualificados, eles precisam passar a ter interesse pelas causas sociais e ambientais, e passar a agregar essas competências em busca das metas da empresa.
→ http://www.aedb.br/seget/artigos07/557_artigo%20daniela.pdf
Responsabilidade Social está sendo bastante discutida na sociedade e principalmente no mundo organizacional, passando a ser um diferencial das empresas que concorrem em um mercado cada vez mais competitivo.
Com as entrevistas, verificou-se que o profissional de secretariado executivo terá de
apresentar, além da sensibilidade e do interesse por questões sociais e ambientais, a
capacidade de avaliar qual a estratégia de gestão mais adequada para se atingir os melhores resultados para a empresa e para a comunidade em que a mesma está inserida.
Identificou-se, que ser comunicativa, ter capacitação em informática, cursos de
qualificação, ser dinâmica, criativa, pró-ativa, determinada, confiante, ter habilidade para liderar, ter um comportamento ético, agregando os valores transmitidos na missão e propósito da empresa e gostar do que faz, são requisitos para a eficiência deste profissional.
Conclui-se que, empresas que realmente trabalham com seriedade e comprometimento, visando o ser humano e não apenas o fator financeiro, podem buscar profissionais que pensem e ajam de acordo com seus propósitos, visando as mesmas causas e o atendimento das metas, para que possam ser alcançados os objetivos, com transparência, honestidade, e o mais importante, com ética. Com isso, os profissionais, não só precisam ser qualificados, eles precisam passar a ter interesse pelas causas sociais e ambientais, e passar a agregar essas competências em busca das metas da empresa.
→ http://www.aedb.br/seget/artigos07/557_artigo%20daniela.pdf
A profissão
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
" A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões,
sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissional tornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.
Por ser um profissional-chave em qualquer estrutura empresarial, o profissional de
secretariado, hoje, engloba uma multiplicidade e diversidade de tarefas, que faz com que se exijam pessoas capazes de identificar e resolver problemas complexos, além de lidar com informações e clientes.
Contudo, em décadas passadas o profissional de secretariado era visto como um mero
executor de algumas técnicas secretariais: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos e atendimento telefônico, como também o termo secretária era associado a situações domésticas, gerando alguns preconceitos em relação a profissão.
SEGeT – Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia no entanto, para Moraes (1997), nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei, desmistificando certos comportamentos gerenciais, que promoviam os mitos negativos da profissão, proporcionando um bom momento profissional para os secretários, que coincidiu
com as mudanças de pensamentos das organizações, que estavam passando a dar mais valor ao cliente e buscando a qualidade total.
Assim sendo, na visão de Neves (1992), a informática veio agilizar a rotina secretarial, diminuindo consideravelmente o tempo utilizado por este profissional para realizar tarefas rotineiras de digitação, arquivos, programação de reuniões, agenda, viagens. Este fato alterou o escopo de trabalho deste profissional que passou a ter um papel mais atuante no gerenciamento do próprio ambiente de trabalho. Dessa maneira, conectando informações,documentos, cidades, países e pessoas, dentro e fora da empresa, a profissional de secretariado por muitas vezes, assume a administração de todo o escritório, do suprimento de papel, água e café à manutenção dos equipamentos. Inclusive, o desempenho destes passou a ser orientado por novas ferramentas de qualidade.
O impacto destas mudanças fez a profissão do secretário possuir novas características
dentro das organizações. Pois, o que se vê hoje são profissionais multimídia atuando mais como assessora de executivos do que como meras cumpridoras de tarefas operacionais, tornando-se também, fator empresarial de integração e conexão – interno e externo – e é a interface entre as diversas profissões que compõe os recursos humanos da empresa.
Nesse sentido, Costa (1999) afirma que o impacto sobre essa profissão ocasionou uma
nova reativação de sua responsabilidade política, econômica, ética e social. Responsabilidade política quando gerencia informações e de forma positiva divulga a imagem, os produtos e os recursos humanos da empresa; responsabilidade econômica, quando tem claro que desde a ligação que atende e todos os demais trabalhos que desenvolve devem se tornar fator de lucro para a organização e benefício para imagem da profissão; ética, quando trata as informações que gerencia com cuidado e sigilo; e, social quando é consciente que integra uma categoria profissional e não apenas funcionário de uma empresa, mas sim um cidadão.
Dessa maneira, a maioria das profissionais secretárias tem a consciência da
importância de estar inteirada da missão e propósito da empresa, para atingir as metas e resultados desejados, pois não basta apenas secretariar, é preciso ser atuante na empresa e também em outras áreas, tendo em vista que seu futuro no trabalho pode ser determinado pelo desempenho, e saber transpor limites é uma exigência permanente, ou seja, dada a diversidade de funções nas empresas, o profissional de secretariado deverá rever seu papel, como gestor e assessor, para que possa exercer suas funções em grandes instituições.
Dessa forma, sendo o elo entre os executivos e os demais stakeholders, detém, muitas
vezes, informações que ninguém mais tem acesso, consequentemente a secretaria é investida de funções de maior responsabilidade, tornado-se a “gerente do gerente”, assessora extremamente qualificada e atualizada, capazes de substituir seus chefes em certas ocasiões.
Enfim, a secretária vem se deparando com desafios constantes sendo necessário o
desenvolvimento de novas habilidades, já que a nova dinâmica organizacional está
demandando novos tipos de talentos. Dessa maneira, a secretária vem desempenhando novos papéis no ambiente de trabalho, tornando-se uma assessora de executivo, e para assessorar de modo eficaz, é necessário em primeiro lugar, pensar como um executivo. Isto é, pensar em lucro, qualidade, organização, redução de custos, treinamentos, competitividade, estratégias, resultados, satisfação do cliente e do funcionário e saber trabalhar em equipe.
→ http://www.aedb.br/seget/artigos07/557_artigo%20daniela.pdf
" A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões,
sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissional tornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.
Por ser um profissional-chave em qualquer estrutura empresarial, o profissional de
secretariado, hoje, engloba uma multiplicidade e diversidade de tarefas, que faz com que se exijam pessoas capazes de identificar e resolver problemas complexos, além de lidar com informações e clientes.
Contudo, em décadas passadas o profissional de secretariado era visto como um mero
executor de algumas técnicas secretariais: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos e atendimento telefônico, como também o termo secretária era associado a situações domésticas, gerando alguns preconceitos em relação a profissão.
SEGeT – Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia no entanto, para Moraes (1997), nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei, desmistificando certos comportamentos gerenciais, que promoviam os mitos negativos da profissão, proporcionando um bom momento profissional para os secretários, que coincidiu
com as mudanças de pensamentos das organizações, que estavam passando a dar mais valor ao cliente e buscando a qualidade total.
Assim sendo, na visão de Neves (1992), a informática veio agilizar a rotina secretarial, diminuindo consideravelmente o tempo utilizado por este profissional para realizar tarefas rotineiras de digitação, arquivos, programação de reuniões, agenda, viagens. Este fato alterou o escopo de trabalho deste profissional que passou a ter um papel mais atuante no gerenciamento do próprio ambiente de trabalho. Dessa maneira, conectando informações,documentos, cidades, países e pessoas, dentro e fora da empresa, a profissional de secretariado por muitas vezes, assume a administração de todo o escritório, do suprimento de papel, água e café à manutenção dos equipamentos. Inclusive, o desempenho destes passou a ser orientado por novas ferramentas de qualidade.
O impacto destas mudanças fez a profissão do secretário possuir novas características
dentro das organizações. Pois, o que se vê hoje são profissionais multimídia atuando mais como assessora de executivos do que como meras cumpridoras de tarefas operacionais, tornando-se também, fator empresarial de integração e conexão – interno e externo – e é a interface entre as diversas profissões que compõe os recursos humanos da empresa.
Nesse sentido, Costa (1999) afirma que o impacto sobre essa profissão ocasionou uma
nova reativação de sua responsabilidade política, econômica, ética e social. Responsabilidade política quando gerencia informações e de forma positiva divulga a imagem, os produtos e os recursos humanos da empresa; responsabilidade econômica, quando tem claro que desde a ligação que atende e todos os demais trabalhos que desenvolve devem se tornar fator de lucro para a organização e benefício para imagem da profissão; ética, quando trata as informações que gerencia com cuidado e sigilo; e, social quando é consciente que integra uma categoria profissional e não apenas funcionário de uma empresa, mas sim um cidadão.
Dessa maneira, a maioria das profissionais secretárias tem a consciência da
importância de estar inteirada da missão e propósito da empresa, para atingir as metas e resultados desejados, pois não basta apenas secretariar, é preciso ser atuante na empresa e também em outras áreas, tendo em vista que seu futuro no trabalho pode ser determinado pelo desempenho, e saber transpor limites é uma exigência permanente, ou seja, dada a diversidade de funções nas empresas, o profissional de secretariado deverá rever seu papel, como gestor e assessor, para que possa exercer suas funções em grandes instituições.
Dessa forma, sendo o elo entre os executivos e os demais stakeholders, detém, muitas
vezes, informações que ninguém mais tem acesso, consequentemente a secretaria é investida de funções de maior responsabilidade, tornado-se a “gerente do gerente”, assessora extremamente qualificada e atualizada, capazes de substituir seus chefes em certas ocasiões.
Enfim, a secretária vem se deparando com desafios constantes sendo necessário o
desenvolvimento de novas habilidades, já que a nova dinâmica organizacional está
demandando novos tipos de talentos. Dessa maneira, a secretária vem desempenhando novos papéis no ambiente de trabalho, tornando-se uma assessora de executivo, e para assessorar de modo eficaz, é necessário em primeiro lugar, pensar como um executivo. Isto é, pensar em lucro, qualidade, organização, redução de custos, treinamentos, competitividade, estratégias, resultados, satisfação do cliente e do funcionário e saber trabalhar em equipe.
→ http://www.aedb.br/seget/artigos07/557_artigo%20daniela.pdf
Atividades da Secretária
" As atividades desenvolvidas pelas secretárias dos diversos departamentos são
semelhantes, como, arquivo, passagens, reserva de hotéis, agenda, atendimento telefônico e organização de eventos.
Porém, a secretária da superintendência agrega a suas atividades, coordenação para
apresentação de resultados, assessoramento necessário para todo departamento da
superintendência, elaboração de relatórios e tendo ética na parte de demissão, admissão, pois, é o link entre gerente e gestor com empregado.
Enquanto que, a secretária do departamento de responsabilidade social, faz
planejamento orçamentário, trabalha com o controle de objetivos de departamentos, avaliação e contratação de empresas, uma vez que toda atividade de responsabilidade social passa por um processo de avaliação para ser validada, a imagem institucional e a relação com a imprensa também fazem parte de suas atividades.
Já as funções exercidas pela secretária da presidência, são desenvolvidas no âmbito
das corriqueiras, contudo, assessorando mais intensamente, tendo a liberdade de opinar nas tomadas de decisão, pois, sendo o elo entre empresa e funcionário, lhes permitem um maior SEGeT – Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia
conhecimento dos problemas que a empresa precisa solucionar, tanto com clientes,
fornecedores, como com os próprios funcionários.
Entretanto, a secretária da diretoria financeira, além das funções triviais, atua mais na elaboração de relatórios, que não deixa de ser uma atividade corriqueira, mas exigindo certo grau de conhecimento na área financeira.
Dessa forma, o perfil identificado, é de profissionais capacitados, qualificados, com
nível superior, e, até mesmo, pós-graduação. São pró-ativos, dinâmicos, comunicativos, sabem se relacionar interpessoalmente, têm um comportamento ético, têm habilidades para negociação, além de serem comprometidos com o que fazem.
Entretanto, por ser uma empresa que prática Responsabilidade Social, além de todas
essas competências citadas acima, as secretárias precisam saber trabalhar com as
comunidades para que o trabalho seja desenvolvido com qualidade.
→ http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
semelhantes, como, arquivo, passagens, reserva de hotéis, agenda, atendimento telefônico e organização de eventos.
Porém, a secretária da superintendência agrega a suas atividades, coordenação para
apresentação de resultados, assessoramento necessário para todo departamento da
superintendência, elaboração de relatórios e tendo ética na parte de demissão, admissão, pois, é o link entre gerente e gestor com empregado.
Enquanto que, a secretária do departamento de responsabilidade social, faz
planejamento orçamentário, trabalha com o controle de objetivos de departamentos, avaliação e contratação de empresas, uma vez que toda atividade de responsabilidade social passa por um processo de avaliação para ser validada, a imagem institucional e a relação com a imprensa também fazem parte de suas atividades.
Já as funções exercidas pela secretária da presidência, são desenvolvidas no âmbito
das corriqueiras, contudo, assessorando mais intensamente, tendo a liberdade de opinar nas tomadas de decisão, pois, sendo o elo entre empresa e funcionário, lhes permitem um maior SEGeT – Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia
conhecimento dos problemas que a empresa precisa solucionar, tanto com clientes,
fornecedores, como com os próprios funcionários.
Entretanto, a secretária da diretoria financeira, além das funções triviais, atua mais na elaboração de relatórios, que não deixa de ser uma atividade corriqueira, mas exigindo certo grau de conhecimento na área financeira.
Dessa forma, o perfil identificado, é de profissionais capacitados, qualificados, com
nível superior, e, até mesmo, pós-graduação. São pró-ativos, dinâmicos, comunicativos, sabem se relacionar interpessoalmente, têm um comportamento ético, têm habilidades para negociação, além de serem comprometidos com o que fazem.
Entretanto, por ser uma empresa que prática Responsabilidade Social, além de todas
essas competências citadas acima, as secretárias precisam saber trabalhar com as
comunidades para que o trabalho seja desenvolvido com qualidade.
→ http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
Gerenciamento de competência
" Competências e empreendedorismo: Reduzir o fosso tecnológico e a desigualdade de gênero. As tecnologias e, em particular, as tecnologias de informação e comunicação, são consideradas como um importante vector de transformação da vida social, econômica e política em todo o mundo. Em muitos casos, o aperfeiçoamento contínuo e aplicação das tecnologias têm contribuído para a criação de novas e significativas portunidades econômicas e de emprego, estando muitos países em desenvolvimento a tirar partido das novas tecnologias para acelerar os seus processos de desenvolvimento. Perante a estimativa de que, nos próximos dez anos, 500 milhões de pessoas entrarão no mercado de trabalho, o desafio tecnológico reveste-se deuma importância crucial. Milhões de homens e mulheres sem acesso às novas tecnologias correm o risco de ficarem excluídos do desenvolvimento. Uma vez que as mulheres representam uma maioria significativa daqueles que não têm acesso às tecnologias, o fosso tecnológico adquire uma manifesta dimensão de gênero, apresentando, por conseguinte, várias vertentes. De facto, este fosso existe entre os países que têm e os que não têm um fácil acesso às tecnologias avançadas. E, também, em cada país, entre os diferentes estratos sócio-econômicos com ou sem acesso às tecnologias. Observam-se, ainda, disparidades entre homens e mulheres a nível nacional e regional na maioria dos países: praticamente em toda a parte, as mulheres deparam-se com mais obstáculos que os homens no acesso à formação e na utilização das tecnologias. Para fazer face ao desafio tecnológico, são necessárias estratégias de desenvolvimento que combinem a nova capacidade tecnológica com o investimento numa grande diversidade desectores econômicos, tradicionais e não tradicionais. Estas estratégias devem ser apoiadas por melhorias no domínio da educação, desenvolvimento de competências, formação profissionale investigação. A formação na utilização das novas tecnologias é fundamental e uma etapa essencial para tirar partido das novas oportunidades de desenvolvimento econômico. As estratégias de desenvolvimento e a formação são essenciais à realização do objectivo da OIT de promover oportunidades para que mulheres e homens tenham acesso a um trabalho digno e produtivo.
↓ http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3d3dy5pbG8ub3JnL3B1YmxpYy9wb3J0dWd1ZS9yZWdpb24vZXVycHJvL2xpc2Jvbi9wZGYvZ2VuZGVyX25vdmVtYmVyLnBkZg
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Gerenciamento de competência
Cada vez mais, a secretária executiva precisa estar totalmente sintonizada com os novos tempos. Busca reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa.
→ http://www.internews.jor.br/Eventos/03/management/0603SECRETARIAS/programa.htm
→ http://www.internews.jor.br/Eventos/03/management/0603SECRETARIAS/programa.htm
Competências Multinacionais
" Nos dias atuais, cada vez mais as organizações multinacionais estão buscando profissionais competentes. As competências da secretária executiva que trabalha nas multinacionais estão muito presentes no cotidiano empresarial, pois ela exerce um papel bem participativo nessas organizações. Além disso, essa profissão é uma das que realmente acompanharam o desenvolvimento econômico da humanidade e ao longo dos séculos vem integrando-se a diferentes realidades. Nesse sentido, o presente texto tem o objetivo de abordar a questão das competências da profissional do secretariado executivo que trabalha nas multinacionais,apresentando a ética e a comunicação como competências fundamentais na sua profissão,mencionando textos de vários autores tais como: Bitencourt (2004), Zarifian (2001), Fleury e Fleury (2001), Vall (1986), Sá (200), Linkemer (1999), entre outros.
→ http://www.upf.edu.br/secretariado/download/Revista2005.pdf#page=71
→ http://www.upf.edu.br/secretariado/download/Revista2005.pdf#page=71
Gestão do secretariado
À medida que estas tarefas vão sendo feitas aparecerão decerto assuntos inesperados pelo que a secretária deve estar preparada para ser interrompida frequentemente ao longo do dia. Esse é o principal requisito de uma assistente eficaz: saber dar resposta aos assuntos de rotina e, em simultâneo, despachar com celeridade e competência os imprevistos. Algumas empresas, nomeadamente as mais pequenas, não precisam de ter uma recepcionista e uma secretária. É cada vez mais frequente a acumulação das duas funções. Uma secretária-recepcionista é uma função mais importante do que se possa pensar pois ela será a primeira e a última imagem que um visitante terá da empresa. Eis alguns cuidados a ter em conta:• Atendimento ao visitante. Pergunte educadamente quem é e o que pretende. Passe rapidamente as informações ao destinatário. Se a reunião estiver atrasada acompanhe pessoalmente o visitante à sala de espera e pergunte se deseja água, café, etc.
• Limpeza das salas: Pertence à secretária-recepcionista a tarefa de zelar para que asala de espera está limpa e arrumada. Verificar se as revistas e os jornais são recentes. E ter especial atenção à limpeza dos cinzeiros e à frescura das flores.
• Segurança: Não permita a entrada de pessoas não autorizadas e cuidado com os embrulhos suspeitos ou a correspondência sem remetente. A secretária-recepcionista é a primeira responsável pelo cumprimentos das normas de segurança da empresa.
• Agenda de contactos: Além de possuir listas de extensões internas devidamente actualizadas, com o nome e função dos colaboradores, é suposto possuir outras listagens de contactos frequentes como táxis, serviços rápidos de entregas, etc.
Apoio administrativo como já foi referido as secretárias são hoje vistas como verdadeiras «sombras» dos seusdirectores. Isso exige da parte delas alguma humildade e discrição no desempenho das suasfunções. Se é cada vez mais frequente ocuparem-se de assuntos com maior valor acrescentadotambém é inevitável que desempenhem tarefas menos «nobres» e mais rotineiras às quaisdevem dedicar igual interesse e atenção. Eis algumas dessas tarefas de menor visibilidade.
• Informática: É cada vez mais raro as secretárias dactilografarem os documentos manuscritos pelos seus superiores hierárquicos. Em regra, eles próprios escrevem os textos ou relatórios pedindo às suas assistentes que cuidem dos aspectos da «forma». Logo a secretária terá de dominar perfeitamente o software informático, nomeadamente os programas de processamento de texto.
↓ http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
• Limpeza das salas: Pertence à secretária-recepcionista a tarefa de zelar para que asala de espera está limpa e arrumada. Verificar se as revistas e os jornais são recentes. E ter especial atenção à limpeza dos cinzeiros e à frescura das flores.
• Segurança: Não permita a entrada de pessoas não autorizadas e cuidado com os embrulhos suspeitos ou a correspondência sem remetente. A secretária-recepcionista é a primeira responsável pelo cumprimentos das normas de segurança da empresa.
• Agenda de contactos: Além de possuir listas de extensões internas devidamente actualizadas, com o nome e função dos colaboradores, é suposto possuir outras listagens de contactos frequentes como táxis, serviços rápidos de entregas, etc.
Apoio administrativo como já foi referido as secretárias são hoje vistas como verdadeiras «sombras» dos seusdirectores. Isso exige da parte delas alguma humildade e discrição no desempenho das suasfunções. Se é cada vez mais frequente ocuparem-se de assuntos com maior valor acrescentadotambém é inevitável que desempenhem tarefas menos «nobres» e mais rotineiras às quaisdevem dedicar igual interesse e atenção. Eis algumas dessas tarefas de menor visibilidade.
• Informática: É cada vez mais raro as secretárias dactilografarem os documentos manuscritos pelos seus superiores hierárquicos. Em regra, eles próprios escrevem os textos ou relatórios pedindo às suas assistentes que cuidem dos aspectos da «forma». Logo a secretária terá de dominar perfeitamente o software informático, nomeadamente os programas de processamento de texto.
↓ http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
Competências da secretária
" Direcionando exclusivamente ao profissional de secretariado, foram elencadas algumas entre muitas competências técnicas e pessoais/sociais, que hoje, conforme as necessidades de mercado, são exigidas e para as quais, de acordo com a
caracterização do perfil, o profissional de secretariado é preparado, garantindo-lhe
condições de desempenhar sua função. O estudo comprova que todo profissional se
adequará ao mercado de trabalho somente se estiver em constante aprendizado."
→ http://www.upf.br/secretariado/download/juciane.pdf
caracterização do perfil, o profissional de secretariado é preparado, garantindo-lhe
condições de desempenhar sua função. O estudo comprova que todo profissional se
adequará ao mercado de trabalho somente se estiver em constante aprendizado."
→ http://www.upf.br/secretariado/download/juciane.pdf
segunda-feira, 31 de maio de 2010
gestão do secretariado
Como organizar e gerir o secretariadoA função de secretariado tem um papel cada vez mais decisivo para o funcionamentoeficaz da empresa. Leia alguns conselhos sobre como gerir esta classe profissional.O papel das secretárias (hoje designadas de “assistentes”) é cada vez mais difícil. Não só terãode cumprir tarefas mais rotineiras, como a gestão do expediente diário, mas também deverãoser o «braço-direito» dos seus superiores hierárquicos. No passado a profissão era vista comum trabalho pouco qualificado e destinado apenas ao desempenho de tarefas de baixo valoracrescentado como o atendimento telefónico, a dactilografia ou até o serviço de cafés. Asecretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conheceprofundamente os detalhes da organização. Têm de saber gerir o escritório, a informação, otempo, os orçamentos, elas próprias e… o seu chefe. Desempenham três funções principais:organizar, estabelecer prioridades e gerir contactos internos e externos. Espera-se que tenhamgrandes capacidades de organização pessoal e flexibilidade que permitam dar seguimento àgestão administrativa e operacional de uma empresa. É essencial o domínio da informática e delínguas estrangeiras e algum talento inato para as relações humanas. Em suma, a imagemestereotipada da secretária elegante e vistosa, sempre pronta a responder afirmativamente àsordens do chefe, está a dar lugar a uma nova geração de profissionais valorizadas pela suacompetência e profissionalismo. Eis alguns conselhos de gestão:Tarefas rotineirasA secretária trabalha directamente com o seu superior hierárquico. É uma pessoa da suaconfiança técnica e pessoal. Logo ela sabe melhor do que ninguém o que é suposto o seusuperior hierárquico fazer nas próximas 24 horas, quais são as tarefas e os contactos urgentesou os que ficaram por fazer. Administrar e estabelecer a agenda dos assuntos prioritários é aprincipal tarefa da assistente. A sua rotina diária segue, em regra, a seguinte sequência:• Verificar e compatibilizar a sua agenda com a do chefe• Assegurar que as reuniões agendadas estão confirmadas e devidamente preparadas• Certificar-se que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados• Separar, planear e organizar o trabalho do dia• Fazer o levantamento e entrega da correspondência e os telefonemas urgentes• Dar seguimento a trabalho administrativo como assinatura e expedição de cartas, enviode cheques e facturas, fotocopiar e arquivar documentos• Pôr em dia o trabalho atrasado.
- http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
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Atividades de secretariado
"Os resultados obtidos através da pesquisa bibliográfica identificam que a
Responsabilidade Social está sendo bastante discutida na sociedade e principalmente no
mundo organizacional, passando a ser um diferencial das empresas que concorrem em um
mercado cada vez mais competitivo.
Com as entrevistas, verificou-se que o profissional de secretariado executivo terá de
apresentar, além da sensibilidade e do interesse por questões sociais e ambientais, a
capacidade de avaliar qual a estratégia de gestão mais adequada para se atingir os melhores
resultados para a empresa e para a comunidade em que a mesma está inserida.
Identificou-se, que ser comunicativa, ter capacitação em informática, cursos de
qualificação, ser dinâmica, criativa, pró-ativa, determinada, confiante, ter habilidade para
liderar, ter um comportamento ético, agregando os valores transmitidos na missão e propósito
da empresa e gostar do que faz, são requisitos para a eficiência deste profissional.
Conclui-se que, empresas que realmente trabalham com seriedade e
comprometimento, visando o ser humano e não apenas o fator financeiro, podem buscar
profissionais que pensem e ajam de acordo com seus propósitos, visando as mesmas causas e
o atendimento das metas, para que possam ser alcançados os objetivos, com transparência,
honestidade, e o mais importante, com ética. Com isso, os profissionais, não só precisam ser
qualificados, eles precisam passar a ter interesse pelas causas sociais e ambientais, e passar a
agregar essas competências em busca das metas da empresa."
http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
Responsabilidade Social está sendo bastante discutida na sociedade e principalmente no
mundo organizacional, passando a ser um diferencial das empresas que concorrem em um
mercado cada vez mais competitivo.
Com as entrevistas, verificou-se que o profissional de secretariado executivo terá de
apresentar, além da sensibilidade e do interesse por questões sociais e ambientais, a
capacidade de avaliar qual a estratégia de gestão mais adequada para se atingir os melhores
resultados para a empresa e para a comunidade em que a mesma está inserida.
Identificou-se, que ser comunicativa, ter capacitação em informática, cursos de
qualificação, ser dinâmica, criativa, pró-ativa, determinada, confiante, ter habilidade para
liderar, ter um comportamento ético, agregando os valores transmitidos na missão e propósito
da empresa e gostar do que faz, são requisitos para a eficiência deste profissional.
Conclui-se que, empresas que realmente trabalham com seriedade e
comprometimento, visando o ser humano e não apenas o fator financeiro, podem buscar
profissionais que pensem e ajam de acordo com seus propósitos, visando as mesmas causas e
o atendimento das metas, para que possam ser alcançados os objetivos, com transparência,
honestidade, e o mais importante, com ética. Com isso, os profissionais, não só precisam ser
qualificados, eles precisam passar a ter interesse pelas causas sociais e ambientais, e passar a
agregar essas competências em busca das metas da empresa."
http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
Definição de competência
"Competência é uma palavra do senso comum, utilizada para designar uma
pessoa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antônimo,
não implica apenas a negação desta capacidade, mas guarda um sentimento
pejorativo, depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou
se encontrará brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento
social.
O dicionário Webster (1981, p. 63) define competência, na língua inglesa como:
“qualidade ou estado de ser funcionalmente adequado ou ter suficiente conhecimento,
julgamento, habilidades ou força para uma determinada tarefa”. Esta
definição, bastante genérica, menciona dois pontos principais ligados à competência:
conhecimento e tarefa. O dicionário de língua portuguesa Aurélio enfatiza,
em sua definição, aspectos semelhantes: capacidade para resolver qualquer
assunto, aptidão, idoneidade e introduz outro: capacidade legal para julgar pleito.
"
pessoa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antônimo,
não implica apenas a negação desta capacidade, mas guarda um sentimento
pejorativo, depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou
se encontrará brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento
social.
O dicionário Webster (1981, p. 63) define competência, na língua inglesa como:
“qualidade ou estado de ser funcionalmente adequado ou ter suficiente conhecimento,
julgamento, habilidades ou força para uma determinada tarefa”. Esta
definição, bastante genérica, menciona dois pontos principais ligados à competência:
conhecimento e tarefa. O dicionário de língua portuguesa Aurélio enfatiza,
em sua definição, aspectos semelhantes: capacidade para resolver qualquer
assunto, aptidão, idoneidade e introduz outro: capacidade legal para julgar pleito.
"
Novas exigências do secretariado
Novas exigências "As empresas esperam que as secretárias saibam um pouco de tudo. Eis algumas das novasresponsabilidades que estão a ser exigidas à função: • Assuntos jurídicos: É necessário que a assistente tenha uma noção geral do regimede contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores. Em caso dedúvidas deverá ter uma boa rede de contactos de especialistas em assuntos como:despedimentos, novos contratos, seguros, férias, faltas justificadas ou injustificadas. Alguns diretores delegam a gestão financeira quotidiana da sua empresa às assistentes. Estas têm obrigação de saber elaborar e controlar orçamentos,analisar extractos bancários, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferênciasbancárias. Espera-se que uma assistente eficaz detecte eventuais irregularidades nafacturação ou que alerte o seu director para os gastos excessivos ou inúteis.
"
http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
"
http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
O Profissional de Secretariado
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões,
sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissionaltornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.
Por ser um profissional-chave em qualquer estrutura empresarial, o profissional de
secretariado, hoje, engloba uma multiplicidade e diversidade de tarefas, que faz com que seexijam pessoas capazes de identificar e resolver problemas complexos, além de lidar com informações e clientes (MORAES, 1997).
Contudo, em décadas passadas o profissional de secretariado era visto como um mero
executor de algumas técnicas secretariais: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos e atendimento telefônico, como também o termo secretária era associado a situaçõesdomésticas, gerando alguns preconceitos em relação a profissão (FREITAS, 2007).No entanto, para Moraes (1997), nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei,desmistificando certos comportamentos gerenciais, que promoviam os mitos negativos da profissão, proporcionando um bom momento profissional para os secretários, que coincidiu com as mudanças de pensamentos das organizações, que estavam passando a dar mais valor ao cliente e buscando a qualidade total.
Assim sendo, na visão de Neves (1992), a informática veio agilizar a rotina secretarial,diminuindo consideravelmente o tempo utilizado por este profissional para realizar tarefas rotineiras de digitação, arquivos, programação de reuniões, agenda, viagens. Este fato alterou o escopo de trabalho deste profissional que passou a ter um papel mais atuante no gerenciamento do próprio ambiente de trabalho. Dessa maneira, conectando informações,documentos, cidades, países e pessoas, dentro e fora da empresa, a profissional de secretariado por muitas vezes, assume a administração de todo o escritório, do suprimento de papel, água e café à manutenção dos equipamentos. Inclusive, o desempenho destes passou a ser orientado por novas ferramentas de qualidade.O impacto destas mudanças fez a profissão do secretário possuir novas características dentro das organizações. Pois, o que se vê hoje são profissionais multimídia atuando mais como assessora de executivos do que como meras cumpridoras de tarefas operacionais,tornando-se também, fator empresarial de integração e conexão – interno e externo – e é a interface entre as diversas profissões que compõe os recursos humanos da empresa (NEVES,1992).
Nesse sentido, Costa (1999) afirma que o impacto sobre essa profissão ocasionou uma
nova reativação de sua responsabilidade política, econômica, ética e social. Responsabilidade política quando gerencia informações e de forma positiva divulga a imagem, os produtos e os recursos humanos da empresa; responsabilidade econômica, quando tem claro que desde a ligação que atende e todos os demais trabalhos que desenvolve devem se tornar fator de lucro para a organização e benefício para imagem da profissão; ética, quando trata as informações que gerencia com cuidado e sigilo; e, social quando é consciente que integra uma categoria profissional e não apenas funcionário de uma empresa, mas sim um cidadão.
Dessa maneira, a maioria das profissionais secretárias tem a consciência da
importância de estar inteirada da missão e propósito da empresa, para atingir as metas e resultados desejados, pois não basta apenas secretariar, é preciso ser atuante na empresa e também em outras áreas, tendo em vista que seu futuro no trabalho pode ser determinado pelo desempenho, e saber transpor limites é uma exigência permanente, ou seja, dada a diversidade de funções nas empresas, o profissional de secretariado deverá rever seu papel, como gestor e
assessor, para que possa exercer suas funções em grandes instituições (COSTA, 1999).
Dessa forma, sendo o elo entre os executivos e os demais stakeholders, detém, muitas
vezes, informações que ninguém mais tem acesso, consequentemente a secretaria é investida de funções de maior responsabilidade, tornado-se a “gerente do gerente”, assessora extremamente qualificada e atualizada, capazes de substituir seus chefes em certas ocasiões.Enfim, a secretária vem se deparando com desafios constantes sendo necessário o desenvolvimento de novas habilidades, já que a nova dinâmica organizacional está demandando novos tipos de talentos. Dessa maneira, a secretária vem desempenhando novos papéis no ambiente de trabalho, tornando-se uma assessora de executivo, e para assessorar de modo eficaz, é necessário em primeiro lugar, pensar como um executivo. Isto é, pensar em lucro, qualidade, organização, redução de custos, treinamentos, competitividade, estratégias,resultados, satisfação do cliente e do funcionário e saber trabalhar em equipe
A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões,
sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissionaltornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.
Por ser um profissional-chave em qualquer estrutura empresarial, o profissional de
secretariado, hoje, engloba uma multiplicidade e diversidade de tarefas, que faz com que seexijam pessoas capazes de identificar e resolver problemas complexos, além de lidar com informações e clientes (MORAES, 1997).
Contudo, em décadas passadas o profissional de secretariado era visto como um mero
executor de algumas técnicas secretariais: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos e atendimento telefônico, como também o termo secretária era associado a situaçõesdomésticas, gerando alguns preconceitos em relação a profissão (FREITAS, 2007).No entanto, para Moraes (1997), nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei,desmistificando certos comportamentos gerenciais, que promoviam os mitos negativos da profissão, proporcionando um bom momento profissional para os secretários, que coincidiu com as mudanças de pensamentos das organizações, que estavam passando a dar mais valor ao cliente e buscando a qualidade total.
Assim sendo, na visão de Neves (1992), a informática veio agilizar a rotina secretarial,diminuindo consideravelmente o tempo utilizado por este profissional para realizar tarefas rotineiras de digitação, arquivos, programação de reuniões, agenda, viagens. Este fato alterou o escopo de trabalho deste profissional que passou a ter um papel mais atuante no gerenciamento do próprio ambiente de trabalho. Dessa maneira, conectando informações,documentos, cidades, países e pessoas, dentro e fora da empresa, a profissional de secretariado por muitas vezes, assume a administração de todo o escritório, do suprimento de papel, água e café à manutenção dos equipamentos. Inclusive, o desempenho destes passou a ser orientado por novas ferramentas de qualidade.O impacto destas mudanças fez a profissão do secretário possuir novas características dentro das organizações. Pois, o que se vê hoje são profissionais multimídia atuando mais como assessora de executivos do que como meras cumpridoras de tarefas operacionais,tornando-se também, fator empresarial de integração e conexão – interno e externo – e é a interface entre as diversas profissões que compõe os recursos humanos da empresa (NEVES,1992).
Nesse sentido, Costa (1999) afirma que o impacto sobre essa profissão ocasionou uma
nova reativação de sua responsabilidade política, econômica, ética e social. Responsabilidade política quando gerencia informações e de forma positiva divulga a imagem, os produtos e os recursos humanos da empresa; responsabilidade econômica, quando tem claro que desde a ligação que atende e todos os demais trabalhos que desenvolve devem se tornar fator de lucro para a organização e benefício para imagem da profissão; ética, quando trata as informações que gerencia com cuidado e sigilo; e, social quando é consciente que integra uma categoria profissional e não apenas funcionário de uma empresa, mas sim um cidadão.
Dessa maneira, a maioria das profissionais secretárias tem a consciência da
importância de estar inteirada da missão e propósito da empresa, para atingir as metas e resultados desejados, pois não basta apenas secretariar, é preciso ser atuante na empresa e também em outras áreas, tendo em vista que seu futuro no trabalho pode ser determinado pelo desempenho, e saber transpor limites é uma exigência permanente, ou seja, dada a diversidade de funções nas empresas, o profissional de secretariado deverá rever seu papel, como gestor e
assessor, para que possa exercer suas funções em grandes instituições (COSTA, 1999).
Dessa forma, sendo o elo entre os executivos e os demais stakeholders, detém, muitas
vezes, informações que ninguém mais tem acesso, consequentemente a secretaria é investida de funções de maior responsabilidade, tornado-se a “gerente do gerente”, assessora extremamente qualificada e atualizada, capazes de substituir seus chefes em certas ocasiões.Enfim, a secretária vem se deparando com desafios constantes sendo necessário o desenvolvimento de novas habilidades, já que a nova dinâmica organizacional está demandando novos tipos de talentos. Dessa maneira, a secretária vem desempenhando novos papéis no ambiente de trabalho, tornando-se uma assessora de executivo, e para assessorar de modo eficaz, é necessário em primeiro lugar, pensar como um executivo. Isto é, pensar em lucro, qualidade, organização, redução de custos, treinamentos, competitividade, estratégias,resultados, satisfação do cliente e do funcionário e saber trabalhar em equipe
Habilidades
Saber dialogar: saber escutar, perguntar e falar; Apresentar em público: desembaraço, comunicação, expor idéias com clareza, boa dicção, conduzir reuiniões, capacidade de expressão; Capacidade de Trabalhar em equipe:poder de persuasão, saber disseminar, informações para equipe de trabalho, fazer-se entender, persuadir e convencer.
- http://www.slideshare.net/firosyd/competencias-especificas
- http://www.slideshare.net/firosyd/competencias-especificas
Definição secretaria
Apoiar gerentes, supervisores e outros profissionais nos vários serviços
administrativos. Quais são os outros nomes desta profissão?Assistente administrativa
Secretária executiva
Secretária
particular
Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
Responde e faz chamadas
telefônicas.
Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organiza a cópia de documentos.
Arquiva documentos.
Realiza serviços
administrativos em geral.
Controla a correspondência de entrada e saída.
Saúda visitantes.
Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da
reunião.
Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realiza pesquisas e
prepara documentos.
Solicita ou compra material de escritório
Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários. Quais são os requisitos para esta profissão?Habilidades Necessárias
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom
desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar
computadores. Conhecimentos Necessários Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na
empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os
sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito,
gramatical). Qualidades PessoaisDevem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber
trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber
estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas,
relacionar-se com funcionários de todos os níveis
- http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
administrativos. Quais são os outros nomes desta profissão?Assistente administrativa
Secretária executiva
Secretária
particular
Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
Responde e faz chamadas
telefônicas.
Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organiza a cópia de documentos.
Arquiva documentos.
Realiza serviços
administrativos em geral.
Controla a correspondência de entrada e saída.
Saúda visitantes.
Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da
reunião.
Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realiza pesquisas e
prepara documentos.
Solicita ou compra material de escritório
Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários. Quais são os requisitos para esta profissão?Habilidades Necessárias
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom
desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar
computadores. Conhecimentos Necessários Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na
empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os
sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito,
gramatical). Qualidades PessoaisDevem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber
trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber
estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas,
relacionar-se com funcionários de todos os níveis
- http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
O que é competência ?
A competência, é uma característica subjacente a uma pessoa que é casualmente relacionada com desempenho superior na realização de uma tarefa ou em determinada
situação.
Competência é uma palavra do senso comum, utilizada para designar uma
pessoa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antônimo,
não implica apenas a negação desta capacidade, mas guarda um sentimento
pejorativo, depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou
se encontrará brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento
social.
→ http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
situação.
Competência é uma palavra do senso comum, utilizada para designar uma
pessoa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antônimo,
não implica apenas a negação desta capacidade, mas guarda um sentimento
pejorativo, depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou
se encontrará brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento
social.
→ http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
Tipos de competencia
Indivíduo e para a Organização
Definimos assim competência: um saber agir responsável e reconhecido,que implica mobilizar, integrar, transferir conhecimentos, recursos ehabilidades, que agreguem valor econômico à organização e valor social aoindivíduo.O que significam os verbos expressos neste conceito? O quadro a seguir
(inspirado na obra de Le Boterf) propõe algumas definições.
Quadro 1: Competências para o Profissional
Saber agir
Saber julgar, escolher, decidir.
Saber o que e por que faz.Saber mobilizar
recursos
Criar sinergia e mobilizar recursos e competências.Saber comunicar
conhecimentos.
Compreender, trabalhar, transmitir informações,Saber aprender
modelos mentais; saber desenvolver-se.
Trabalhar o conhecimento e a experiência, reverSaber engajar-se e
comprometer-se
Saber empreender, assumir riscos.
Comprometer-se.
Saber assumir
responsabilidades
Ser responsável, assumindo os riscos e
conseqüências de suas ações e sendo por isso
reconhecido.
Ter visão estratégica
Conhecer e entender o negócio da organização, o
seu ambiente, identificando oportunidades e
alternativas.
- http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc
Definimos assim competência: um saber agir responsável e reconhecido,que implica mobilizar, integrar, transferir conhecimentos, recursos ehabilidades, que agreguem valor econômico à organização e valor social aoindivíduo.O que significam os verbos expressos neste conceito? O quadro a seguir
(inspirado na obra de Le Boterf) propõe algumas definições.
Quadro 1: Competências para o Profissional
Saber agir
Saber julgar, escolher, decidir.
Saber o que e por que faz.Saber mobilizar
recursos
Criar sinergia e mobilizar recursos e competências.Saber comunicar
conhecimentos.
Compreender, trabalhar, transmitir informações,Saber aprender
modelos mentais; saber desenvolver-se.
Trabalhar o conhecimento e a experiência, reverSaber engajar-se e
comprometer-se
Saber empreender, assumir riscos.
Comprometer-se.
Saber assumir
responsabilidades
Ser responsável, assumindo os riscos e
conseqüências de suas ações e sendo por isso
reconhecido.
Ter visão estratégica
Conhecer e entender o negócio da organização, o
seu ambiente, identificando oportunidades e
alternativas.
- http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc
Requisitos da secretária
Quais são os requisitos para esta profissão?
Habilidades Necessárias.
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar computadores.
Conhecimentos Necessários: Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).
Qualidades Pessoais devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.
Habilidades Necessárias.
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar computadores.
Conhecimentos Necessários: Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).
Qualidades Pessoais devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.
Tarefas de uma secretária executiva
Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?
Marcar e controlar compromissos, reuniões e viagens.
Responder e fazer chamadas telefônicas.
Digitar cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organizar a cópia de documentos.
Arquivar documentos.
Realizar serviços administrativos em geral.
Controlar a correspondência de entrada e saída.
Saudar visitantes.
Assistir reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
Tomar ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realizar pesquisas e preparar documentos.
Solicitar ou comprar material de escritório.
Eventualmente executar outras tarefas nas férias de funcionários.
Marcar e controlar compromissos, reuniões e viagens.
Responder e fazer chamadas telefônicas.
Digitar cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organizar a cópia de documentos.
Arquivar documentos.
Realizar serviços administrativos em geral.
Controlar a correspondência de entrada e saída.
Saudar visitantes.
Assistir reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
Tomar ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realizar pesquisas e preparar documentos.
Solicitar ou comprar material de escritório.
Eventualmente executar outras tarefas nas férias de funcionários.
Como se comportar em uma entrevista
→ http://www.youtube.com/watch?v=8_4yzvx1Mj4&feature=player_embedded
Competência e Secretária
O profissional de Secretariado Executivo é peça chave dentro da organização, devido á flexibilidade do seu perfil atribuições e competências. Esse estudo trás uma explanação sobre aas competências técnicas e humanas que o profissional precisa ter para estar apto ao que as organizações esperam e precisam neste mercado competitivo e globalizado. Como todas as áreas estão alicerçadas em pessoas e processos os profissionais de Secretariado Executivo tem que possuir competências técnicas e competências humanas. → COMPETÊNCIAS HUMANAS:
Esta técnica esta relacionada aos comportamentos humanos, pois o Profissional de Secretariado Executivo precisa ter uma postura adequada para conviver na organização. A competência humana é pessoal, cada um tem sua própria personalidade.
Nos dias atuais, cada vez mais as organizações multinacionais estão buscando profissionais competentes. As competências da secretária executiva que trabalha nas multinacionais estão muito presentes no cotidiano empresarial, pois ela exerce um papel bem participativo nessas organizações. Além disso, essa profissão é uma das que realmente acompanharam o desenvolvimento econômico da humanidade e ao longo dos séculos vem integrando-se a diferentes realidades. Nesse sentido, o presente texto tem o objetivo de abordar a questão das competências da profissional do secretariado executivo que trabalha nas multinacionais,apresentando a ética e a comunicação como competências fundamentais na sua profissão.
↓ http://professor.ucg.br/siteDocente/admin/arquivosUpload/4760/material/Perfil%20do%20Secretariado%20Executivo.pdf
Esta técnica esta relacionada aos comportamentos humanos, pois o Profissional de Secretariado Executivo precisa ter uma postura adequada para conviver na organização. A competência humana é pessoal, cada um tem sua própria personalidade.
Nos dias atuais, cada vez mais as organizações multinacionais estão buscando profissionais competentes. As competências da secretária executiva que trabalha nas multinacionais estão muito presentes no cotidiano empresarial, pois ela exerce um papel bem participativo nessas organizações. Além disso, essa profissão é uma das que realmente acompanharam o desenvolvimento econômico da humanidade e ao longo dos séculos vem integrando-se a diferentes realidades. Nesse sentido, o presente texto tem o objetivo de abordar a questão das competências da profissional do secretariado executivo que trabalha nas multinacionais,apresentando a ética e a comunicação como competências fundamentais na sua profissão.
↓ http://professor.ucg.br/siteDocente/admin/arquivosUpload/4760/material/Perfil%20do%20Secretariado%20Executivo.pdf
Competência nos negócios
A emergência da noção de competência é um fato presente nas discussões acerca da formação escolar, acadêmica e sobretudo na formação profissional. No mundo dos negócios, na nova era da administração, na qual a delegação de tarefas é fundamental para a descentralização de poder, surge um profissional que assimila responsabilidades e domina as habilidades de assessoramento de grandes executivos. Este profissional é o Secretário Executivo. O Secretário Executivo é um profissional de muitas atribuições, polivalente e, portanto, possuidor de inúmeras competências que podem ser executadas em diferentes funções. Já algumas competências que o Secretário Executivo deve possuir, são acima de tudo valores, características intrínsecas, como por exemplo: agir com ética, lealdade e dignidade, ter bom senso e equilíbrio emocional, ser responsável, discreto, criativo e organizado, ter iniciativa, agir com cautela, etc.
↓ http://www.mrherondomingues.seed.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=80
↓ http://www.mrherondomingues.seed.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=80
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