Como organizar e gerir o secretariadoA função de secretariado tem um papel cada vez mais decisivo para o funcionamentoeficaz da empresa. Leia alguns conselhos sobre como gerir esta classe profissional.O papel das secretárias (hoje designadas de “assistentes”) é cada vez mais difícil. Não só terãode cumprir tarefas mais rotineiras, como a gestão do expediente diário, mas também deverãoser o «braço-direito» dos seus superiores hierárquicos. No passado a profissão era vista comum trabalho pouco qualificado e destinado apenas ao desempenho de tarefas de baixo valoracrescentado como o atendimento telefónico, a dactilografia ou até o serviço de cafés. Asecretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conheceprofundamente os detalhes da organização. Têm de saber gerir o escritório, a informação, otempo, os orçamentos, elas próprias e… o seu chefe. Desempenham três funções principais:organizar, estabelecer prioridades e gerir contactos internos e externos. Espera-se que tenhamgrandes capacidades de organização pessoal e flexibilidade que permitam dar seguimento àgestão administrativa e operacional de uma empresa. É essencial o domínio da informática e delínguas estrangeiras e algum talento inato para as relações humanas. Em suma, a imagemestereotipada da secretária elegante e vistosa, sempre pronta a responder afirmativamente àsordens do chefe, está a dar lugar a uma nova geração de profissionais valorizadas pela suacompetência e profissionalismo. Eis alguns conselhos de gestão:Tarefas rotineirasA secretária trabalha directamente com o seu superior hierárquico. É uma pessoa da suaconfiança técnica e pessoal. Logo ela sabe melhor do que ninguém o que é suposto o seusuperior hierárquico fazer nas próximas 24 horas, quais são as tarefas e os contactos urgentesou os que ficaram por fazer. Administrar e estabelecer a agenda dos assuntos prioritários é aprincipal tarefa da assistente. A sua rotina diária segue, em regra, a seguinte sequência:• Verificar e compatibilizar a sua agenda com a do chefe• Assegurar que as reuniões agendadas estão confirmadas e devidamente preparadas• Certificar-se que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados• Separar, planear e organizar o trabalho do dia• Fazer o levantamento e entrega da correspondência e os telefonemas urgentes• Dar seguimento a trabalho administrativo como assinatura e expedição de cartas, enviode cheques e facturas, fotocopiar e arquivar documentos• Pôr em dia o trabalho atrasado.
- http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
segunda-feira, 31 de maio de 2010
Atividades de secretariado
"Os resultados obtidos através da pesquisa bibliográfica identificam que a
Responsabilidade Social está sendo bastante discutida na sociedade e principalmente no
mundo organizacional, passando a ser um diferencial das empresas que concorrem em um
mercado cada vez mais competitivo.
Com as entrevistas, verificou-se que o profissional de secretariado executivo terá de
apresentar, além da sensibilidade e do interesse por questões sociais e ambientais, a
capacidade de avaliar qual a estratégia de gestão mais adequada para se atingir os melhores
resultados para a empresa e para a comunidade em que a mesma está inserida.
Identificou-se, que ser comunicativa, ter capacitação em informática, cursos de
qualificação, ser dinâmica, criativa, pró-ativa, determinada, confiante, ter habilidade para
liderar, ter um comportamento ético, agregando os valores transmitidos na missão e propósito
da empresa e gostar do que faz, são requisitos para a eficiência deste profissional.
Conclui-se que, empresas que realmente trabalham com seriedade e
comprometimento, visando o ser humano e não apenas o fator financeiro, podem buscar
profissionais que pensem e ajam de acordo com seus propósitos, visando as mesmas causas e
o atendimento das metas, para que possam ser alcançados os objetivos, com transparência,
honestidade, e o mais importante, com ética. Com isso, os profissionais, não só precisam ser
qualificados, eles precisam passar a ter interesse pelas causas sociais e ambientais, e passar a
agregar essas competências em busca das metas da empresa."
http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
Responsabilidade Social está sendo bastante discutida na sociedade e principalmente no
mundo organizacional, passando a ser um diferencial das empresas que concorrem em um
mercado cada vez mais competitivo.
Com as entrevistas, verificou-se que o profissional de secretariado executivo terá de
apresentar, além da sensibilidade e do interesse por questões sociais e ambientais, a
capacidade de avaliar qual a estratégia de gestão mais adequada para se atingir os melhores
resultados para a empresa e para a comunidade em que a mesma está inserida.
Identificou-se, que ser comunicativa, ter capacitação em informática, cursos de
qualificação, ser dinâmica, criativa, pró-ativa, determinada, confiante, ter habilidade para
liderar, ter um comportamento ético, agregando os valores transmitidos na missão e propósito
da empresa e gostar do que faz, são requisitos para a eficiência deste profissional.
Conclui-se que, empresas que realmente trabalham com seriedade e
comprometimento, visando o ser humano e não apenas o fator financeiro, podem buscar
profissionais que pensem e ajam de acordo com seus propósitos, visando as mesmas causas e
o atendimento das metas, para que possam ser alcançados os objetivos, com transparência,
honestidade, e o mais importante, com ética. Com isso, os profissionais, não só precisam ser
qualificados, eles precisam passar a ter interesse pelas causas sociais e ambientais, e passar a
agregar essas competências em busca das metas da empresa."
http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
Definição de competência
"Competência é uma palavra do senso comum, utilizada para designar uma
pessoa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antônimo,
não implica apenas a negação desta capacidade, mas guarda um sentimento
pejorativo, depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou
se encontrará brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento
social.
O dicionário Webster (1981, p. 63) define competência, na língua inglesa como:
“qualidade ou estado de ser funcionalmente adequado ou ter suficiente conhecimento,
julgamento, habilidades ou força para uma determinada tarefa”. Esta
definição, bastante genérica, menciona dois pontos principais ligados à competência:
conhecimento e tarefa. O dicionário de língua portuguesa Aurélio enfatiza,
em sua definição, aspectos semelhantes: capacidade para resolver qualquer
assunto, aptidão, idoneidade e introduz outro: capacidade legal para julgar pleito.
"
pessoa qualificada para realizar alguma coisa. O seu oposto, ou o seu antônimo,
não implica apenas a negação desta capacidade, mas guarda um sentimento
pejorativo, depreciativo. Chega mesmo a sinalizar que a pessoa se encontra ou
se encontrará brevemente marginalizada dos circuitos de trabalho e de reconhecimento
social.
O dicionário Webster (1981, p. 63) define competência, na língua inglesa como:
“qualidade ou estado de ser funcionalmente adequado ou ter suficiente conhecimento,
julgamento, habilidades ou força para uma determinada tarefa”. Esta
definição, bastante genérica, menciona dois pontos principais ligados à competência:
conhecimento e tarefa. O dicionário de língua portuguesa Aurélio enfatiza,
em sua definição, aspectos semelhantes: capacidade para resolver qualquer
assunto, aptidão, idoneidade e introduz outro: capacidade legal para julgar pleito.
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Novas exigências do secretariado
Novas exigências "As empresas esperam que as secretárias saibam um pouco de tudo. Eis algumas das novasresponsabilidades que estão a ser exigidas à função: • Assuntos jurídicos: É necessário que a assistente tenha uma noção geral do regimede contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores. Em caso dedúvidas deverá ter uma boa rede de contactos de especialistas em assuntos como:despedimentos, novos contratos, seguros, férias, faltas justificadas ou injustificadas. Alguns diretores delegam a gestão financeira quotidiana da sua empresa às assistentes. Estas têm obrigação de saber elaborar e controlar orçamentos,analisar extractos bancários, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferênciasbancárias. Espera-se que uma assistente eficaz detecte eventuais irregularidades nafacturação ou que alerte o seu director para os gastos excessivos ou inúteis.
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http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
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http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm
O Profissional de Secretariado
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões,
sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissionaltornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.
Por ser um profissional-chave em qualquer estrutura empresarial, o profissional de
secretariado, hoje, engloba uma multiplicidade e diversidade de tarefas, que faz com que seexijam pessoas capazes de identificar e resolver problemas complexos, além de lidar com informações e clientes (MORAES, 1997).
Contudo, em décadas passadas o profissional de secretariado era visto como um mero
executor de algumas técnicas secretariais: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos e atendimento telefônico, como também o termo secretária era associado a situaçõesdomésticas, gerando alguns preconceitos em relação a profissão (FREITAS, 2007).No entanto, para Moraes (1997), nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei,desmistificando certos comportamentos gerenciais, que promoviam os mitos negativos da profissão, proporcionando um bom momento profissional para os secretários, que coincidiu com as mudanças de pensamentos das organizações, que estavam passando a dar mais valor ao cliente e buscando a qualidade total.
Assim sendo, na visão de Neves (1992), a informática veio agilizar a rotina secretarial,diminuindo consideravelmente o tempo utilizado por este profissional para realizar tarefas rotineiras de digitação, arquivos, programação de reuniões, agenda, viagens. Este fato alterou o escopo de trabalho deste profissional que passou a ter um papel mais atuante no gerenciamento do próprio ambiente de trabalho. Dessa maneira, conectando informações,documentos, cidades, países e pessoas, dentro e fora da empresa, a profissional de secretariado por muitas vezes, assume a administração de todo o escritório, do suprimento de papel, água e café à manutenção dos equipamentos. Inclusive, o desempenho destes passou a ser orientado por novas ferramentas de qualidade.O impacto destas mudanças fez a profissão do secretário possuir novas características dentro das organizações. Pois, o que se vê hoje são profissionais multimídia atuando mais como assessora de executivos do que como meras cumpridoras de tarefas operacionais,tornando-se também, fator empresarial de integração e conexão – interno e externo – e é a interface entre as diversas profissões que compõe os recursos humanos da empresa (NEVES,1992).
Nesse sentido, Costa (1999) afirma que o impacto sobre essa profissão ocasionou uma
nova reativação de sua responsabilidade política, econômica, ética e social. Responsabilidade política quando gerencia informações e de forma positiva divulga a imagem, os produtos e os recursos humanos da empresa; responsabilidade econômica, quando tem claro que desde a ligação que atende e todos os demais trabalhos que desenvolve devem se tornar fator de lucro para a organização e benefício para imagem da profissão; ética, quando trata as informações que gerencia com cuidado e sigilo; e, social quando é consciente que integra uma categoria profissional e não apenas funcionário de uma empresa, mas sim um cidadão.
Dessa maneira, a maioria das profissionais secretárias tem a consciência da
importância de estar inteirada da missão e propósito da empresa, para atingir as metas e resultados desejados, pois não basta apenas secretariar, é preciso ser atuante na empresa e também em outras áreas, tendo em vista que seu futuro no trabalho pode ser determinado pelo desempenho, e saber transpor limites é uma exigência permanente, ou seja, dada a diversidade de funções nas empresas, o profissional de secretariado deverá rever seu papel, como gestor e
assessor, para que possa exercer suas funções em grandes instituições (COSTA, 1999).
Dessa forma, sendo o elo entre os executivos e os demais stakeholders, detém, muitas
vezes, informações que ninguém mais tem acesso, consequentemente a secretaria é investida de funções de maior responsabilidade, tornado-se a “gerente do gerente”, assessora extremamente qualificada e atualizada, capazes de substituir seus chefes em certas ocasiões.Enfim, a secretária vem se deparando com desafios constantes sendo necessário o desenvolvimento de novas habilidades, já que a nova dinâmica organizacional está demandando novos tipos de talentos. Dessa maneira, a secretária vem desempenhando novos papéis no ambiente de trabalho, tornando-se uma assessora de executivo, e para assessorar de modo eficaz, é necessário em primeiro lugar, pensar como um executivo. Isto é, pensar em lucro, qualidade, organização, redução de custos, treinamentos, competitividade, estratégias,resultados, satisfação do cliente e do funcionário e saber trabalhar em equipe
A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões,
sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissionaltornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.
Por ser um profissional-chave em qualquer estrutura empresarial, o profissional de
secretariado, hoje, engloba uma multiplicidade e diversidade de tarefas, que faz com que seexijam pessoas capazes de identificar e resolver problemas complexos, além de lidar com informações e clientes (MORAES, 1997).
Contudo, em décadas passadas o profissional de secretariado era visto como um mero
executor de algumas técnicas secretariais: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos e atendimento telefônico, como também o termo secretária era associado a situaçõesdomésticas, gerando alguns preconceitos em relação a profissão (FREITAS, 2007).No entanto, para Moraes (1997), nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei,desmistificando certos comportamentos gerenciais, que promoviam os mitos negativos da profissão, proporcionando um bom momento profissional para os secretários, que coincidiu com as mudanças de pensamentos das organizações, que estavam passando a dar mais valor ao cliente e buscando a qualidade total.
Assim sendo, na visão de Neves (1992), a informática veio agilizar a rotina secretarial,diminuindo consideravelmente o tempo utilizado por este profissional para realizar tarefas rotineiras de digitação, arquivos, programação de reuniões, agenda, viagens. Este fato alterou o escopo de trabalho deste profissional que passou a ter um papel mais atuante no gerenciamento do próprio ambiente de trabalho. Dessa maneira, conectando informações,documentos, cidades, países e pessoas, dentro e fora da empresa, a profissional de secretariado por muitas vezes, assume a administração de todo o escritório, do suprimento de papel, água e café à manutenção dos equipamentos. Inclusive, o desempenho destes passou a ser orientado por novas ferramentas de qualidade.O impacto destas mudanças fez a profissão do secretário possuir novas características dentro das organizações. Pois, o que se vê hoje são profissionais multimídia atuando mais como assessora de executivos do que como meras cumpridoras de tarefas operacionais,tornando-se também, fator empresarial de integração e conexão – interno e externo – e é a interface entre as diversas profissões que compõe os recursos humanos da empresa (NEVES,1992).
Nesse sentido, Costa (1999) afirma que o impacto sobre essa profissão ocasionou uma
nova reativação de sua responsabilidade política, econômica, ética e social. Responsabilidade política quando gerencia informações e de forma positiva divulga a imagem, os produtos e os recursos humanos da empresa; responsabilidade econômica, quando tem claro que desde a ligação que atende e todos os demais trabalhos que desenvolve devem se tornar fator de lucro para a organização e benefício para imagem da profissão; ética, quando trata as informações que gerencia com cuidado e sigilo; e, social quando é consciente que integra uma categoria profissional e não apenas funcionário de uma empresa, mas sim um cidadão.
Dessa maneira, a maioria das profissionais secretárias tem a consciência da
importância de estar inteirada da missão e propósito da empresa, para atingir as metas e resultados desejados, pois não basta apenas secretariar, é preciso ser atuante na empresa e também em outras áreas, tendo em vista que seu futuro no trabalho pode ser determinado pelo desempenho, e saber transpor limites é uma exigência permanente, ou seja, dada a diversidade de funções nas empresas, o profissional de secretariado deverá rever seu papel, como gestor e
assessor, para que possa exercer suas funções em grandes instituições (COSTA, 1999).
Dessa forma, sendo o elo entre os executivos e os demais stakeholders, detém, muitas
vezes, informações que ninguém mais tem acesso, consequentemente a secretaria é investida de funções de maior responsabilidade, tornado-se a “gerente do gerente”, assessora extremamente qualificada e atualizada, capazes de substituir seus chefes em certas ocasiões.Enfim, a secretária vem se deparando com desafios constantes sendo necessário o desenvolvimento de novas habilidades, já que a nova dinâmica organizacional está demandando novos tipos de talentos. Dessa maneira, a secretária vem desempenhando novos papéis no ambiente de trabalho, tornando-se uma assessora de executivo, e para assessorar de modo eficaz, é necessário em primeiro lugar, pensar como um executivo. Isto é, pensar em lucro, qualidade, organização, redução de custos, treinamentos, competitividade, estratégias,resultados, satisfação do cliente e do funcionário e saber trabalhar em equipe
Habilidades
Saber dialogar: saber escutar, perguntar e falar; Apresentar em público: desembaraço, comunicação, expor idéias com clareza, boa dicção, conduzir reuiniões, capacidade de expressão; Capacidade de Trabalhar em equipe:poder de persuasão, saber disseminar, informações para equipe de trabalho, fazer-se entender, persuadir e convencer.
- http://www.slideshare.net/firosyd/competencias-especificas
- http://www.slideshare.net/firosyd/competencias-especificas
Definição secretaria
Apoiar gerentes, supervisores e outros profissionais nos vários serviços
administrativos. Quais são os outros nomes desta profissão?Assistente administrativa
Secretária executiva
Secretária
particular
Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
Responde e faz chamadas
telefônicas.
Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organiza a cópia de documentos.
Arquiva documentos.
Realiza serviços
administrativos em geral.
Controla a correspondência de entrada e saída.
Saúda visitantes.
Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da
reunião.
Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realiza pesquisas e
prepara documentos.
Solicita ou compra material de escritório
Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários. Quais são os requisitos para esta profissão?Habilidades Necessárias
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom
desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar
computadores. Conhecimentos Necessários Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na
empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os
sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito,
gramatical). Qualidades PessoaisDevem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber
trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber
estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas,
relacionar-se com funcionários de todos os níveis
- http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf
administrativos. Quais são os outros nomes desta profissão?Assistente administrativa
Secretária executiva
Secretária
particular
Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
Responde e faz chamadas
telefônicas.
Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organiza a cópia de documentos.
Arquiva documentos.
Realiza serviços
administrativos em geral.
Controla a correspondência de entrada e saída.
Saúda visitantes.
Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da
reunião.
Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
Realiza pesquisas e
prepara documentos.
Solicita ou compra material de escritório
Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários. Quais são os requisitos para esta profissão?Habilidades Necessárias
Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom
desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar
computadores. Conhecimentos Necessários Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na
empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os
sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito,
gramatical). Qualidades PessoaisDevem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber
trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber
estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas,
relacionar-se com funcionários de todos os níveis
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