gestão do secretariado

Como organizar e gerir o secretariadoA função de secretariado tem um papel cada vez mais decisivo para o funcionamentoeficaz da empresa. Leia alguns conselhos sobre como gerir esta classe profissional.O papel das secretárias (hoje designadas de “assistentes”) é cada vez mais difícil. Não só terãode cumprir tarefas mais rotineiras, como a gestão do expediente diário, mas também deverãoser o «braço-direito» dos seus superiores hierárquicos. No passado a profissão era vista comum trabalho pouco qualificado e destinado apenas ao desempenho de tarefas de baixo valoracrescentado como o atendimento telefónico, a dactilografia ou até o serviço de cafés. Asecretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conheceprofundamente os detalhes da organização. Têm de saber gerir o escritório, a informação, otempo, os orçamentos, elas próprias e… o seu chefe. Desempenham três funções principais:organizar, estabelecer prioridades e gerir contactos internos e externos. Espera-se que tenhamgrandes capacidades de organização pessoal e flexibilidade que permitam dar seguimento àgestão administrativa e operacional de uma empresa. É essencial o domínio da informática e delínguas estrangeiras e algum talento inato para as relações humanas. Em suma, a imagemestereotipada da secretária elegante e vistosa, sempre pronta a responder afirmativamente àsordens do chefe, está a dar lugar a uma nova geração de profissionais valorizadas pela suacompetência e profissionalismo. Eis alguns conselhos de gestão:Tarefas rotineirasA secretária trabalha directamente com o seu superior hierárquico. É uma pessoa da suaconfiança técnica e pessoal. Logo ela sabe melhor do que ninguém o que é suposto o seusuperior hierárquico fazer nas próximas 24 horas, quais são as tarefas e os contactos urgentesou os que ficaram por fazer. Administrar e estabelecer a agenda dos assuntos prioritários é aprincipal tarefa da assistente. A sua rotina diária segue, em regra, a seguinte sequência:• Verificar e compatibilizar a sua agenda com a do chefe• Assegurar que as reuniões agendadas estão confirmadas e devidamente preparadas• Certificar-se que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados• Separar, planear e organizar o trabalho do dia• Fazer o levantamento e entrega da correspondência e os telefonemas urgentes• Dar seguimento a trabalho administrativo como assinatura e expedição de cartas, enviode cheques e facturas, fotocopiar e arquivar documentos• Pôr em dia o trabalho atrasado.

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